"Φόρμες Βάσεων Δεδομένων;" Παρακαλώ, καταθέστε την εργασία σας μετά τη σχετική έρευνα που πρέπει να κάνετε στη σχετική βιβλιογραφία.
Σας θυμίζω ότι η εργασία σας είναι προαιρετική αλλά εφόσον παραδοθεί πρέπει να είναι επώνυμη και επηρεάζει την τελική βαθμολογία.
Η εργασία σας πρέπει να αποσταλεί και με e-mail στο kuluktsi@teilar.gr
Εγγραφή σε:
Σχόλια ανάρτησης (Atom)
ΝΕΛΛΑΣ ΙΩΑΝΝΗΣ
ΑπάντησηΔιαγραφήΦόρμες
Οι φόρμες ορισμένες φορές αναφέρονται ως "οθόνες καταχώρησης δεδομένων". Είναι το περιβάλλον που χρησιμοποιείτε για να εργαστείτε με τα δεδομένα σας, και συχνά περιέχουν κουμπιά εντολών που εκτελούν διάφορες εντολές. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να χρησιμοποιήσετε φόρμες, απλά μέσω της επεξεργασίας των δεδομένων σας στα φύλλα δεδομένων του πίνακα. Ωστόσο, οι περισσότεροι χρήστες βάσεων δεδομένων προτιμούν να χρησιμοποιούν τις φόρμες για να προβάλλουν, να καταχωρήσουν και να επεξεργαστούν δεδομένα στους πίνακες.
Οι φόρμες παρέχουν μια εύχρηστη μορφή για την εργασία με δεδομένα, και μπορείτε επίσης να προσθέσετε σε αυτές λειτουργικά στοιχεία, όπως κουμπιά εντολών. Μπορείτε να προγραμματίσετε τα κουμπιά ώστε να προσδιορίζουν τα δεδομένα που θα εμφανίζονται στη φόρμα, να ανοίγουν άλλες φόρμες ή εκθέσεις ή να εκτελούν διάφορες άλλες εργασίες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια φόρμα με όνομα "Φόρμα πελάτη" την οποία χρησιμοποιείτε για να εργάζεστε με τα δεδομένα των πελατών. Η φόρμα πελάτη μπορεί να συνοδεύεται από ένα κουμπί το οποίο να ανοίγει μια φόρμα παραγγελίας όπου μπορείτε να προσθέσετε μια νέα παραγγελία για το συγκεκριμένο πελάτη.
Οι φόρμες σας επιτρέπουν επίσης να ελέγχετε τον τρόπο με τον οποίο άλλοι χρήστες αλληλεπιδρούν με τα δεδομένα στη βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα που να εμφανίζει μόνο ορισμένα πεδία και να επιτρέπει την εκτέλεση μόνο ορισμένων λειτουργιών. Εξασφαλίζεται με αυτόν τον τρόπο η προστασία των δεδομένων και η σωστή καταχώρησή τους.
θανασης Τσιαργαλης
ΑπάντησηΔιαγραφήΤι είναι η βάση δεδομένων;
Μια βάση δεδομένων είναι ένα εργαλείο συλλογής και οργάνωσης πληροφοριών. Οι βάσεις δεδομένων μπορούν να αποθηκεύουν πληροφορίες για άτομα, προϊόντα, παραγγελίες ή οτιδήποτε άλλο. Πολλές βάσεις δεδομένων ξεκινούν ως μια λίστα σε κάποιο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή ένα υπολογιστικό φύλλο. Καθώς η λίστα γίνεται ολοένα μεγαλύτερη, στα δεδομένα αρχίζουν να εμφανίζονται επαναλήψεις και ανακρίβειες. Η κατανόηση των δεδομένων αυτών σε μορφή λίστας, καθίσταται δυσκολότερη και οι τρόποι αναζήτησης και εξαγωγής υποσυνόλων των δεδομένων για αναθεώρηση είναι πραγματικά πολύ περιορισμένοι. Με την εμφάνιση αυτών των προβλημάτων, συνιστάται να μεταφέρετε τα δεδομένα σας σε μια βάση δεδομένων που έχει δημιουργηθεί σε ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS), όπως η Office Access 2007.
Μια βάση δεδομένων που έχει δημιουργηθεί σε ένα υπολογιστικό σύστημα είναι ένα κοντέινερ αντικειμένων και μπορεί να περιέχει περισσότερους από έναν πίνακες. Για παράδειγμα, ένα σύστημα παρακολούθησης απογραφής το οποίο χρησιμοποιεί τρεις πίνακες δεν θεωρείται ότι είναι τρεις βάσεις δεδομένων, αλλά μία βάση δεδομένων που περιέχει τρεις πίνακες. Εκτός και αν έχει σχεδιαστεί ειδικά ώστε να χρησιμοποιεί δεδομένα ή κώδικα από μια άλλη πηγή, μια βάση δεδομένων της Access αποθηκεύει τους πίνακες σε ένα μεμονωμένο αρχείο, μαζί με άλλα αντικείμενα, όπως φόρμες, εκθέσεις, μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες. Οι βάσεις δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί σε μορφή Access 2007 έχουν την επέκταση αρχείου .accdb, ενώ οι βάσεις δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί σε μορφές προηγούμενων εκδόσεων της Access έχουν επέκταση αρχείου .mdb. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access 2007 για να δημιουργήσετε αρχεία σε προηγούμενες μορφές αρχείου (για παράδειγμα, Access 2000 και Access 2002-2003).
Χρησιμοποιώντας την Access, μπορείτε να:
Προσθέσετε νέα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων, όπως ένα νέο στοιχείο σε μια απογραφή
Να επεξεργαστείτε υπάρχοντα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων, όπως να αλλάξετε την τρέχουσα θέση ενός στοιχείου
Να διαγράψετε πληροφορίες, σε περίπτωση που κάποιο στοιχείο έχει πουληθεί ή απορριφθεί
Να οργανώσετε και να προβάλετε τα δεδομένα με διαφορετικούς τρόπους
Να κάνετε κοινή χρήση των δεδομένων με άλλους χρήστες με τη βοήθεια εκθέσεων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω intranet ή μέσω Internet
________________________________________
Φόρμες
________________________________________
Φόρμες
Οι φόρμες ορισμένες φορές αναφέρονται ως "οθόνες καταχώρησης δεδομένων". Είναι το περιβάλλον που χρησιμοποιείτε για να εργαστείτε με τα δεδομένα σας, και συχνά περιέχουν κουμπιά εντολών που εκτελούν διάφορες εντολές. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να χρησιμοποιήσετε φόρμες, απλά μέσω της επεξεργασίας των δεδομένων σας στα φύλλα δεδομένων του πίνακα. Ωστόσο, οι περισσότεροι χρήστες βάσεων δεδομένων προτιμούν να χρησιμοποιούν τις φόρμες για να προβάλλουν, να καταχωρήσουν και να επεξεργαστούν δεδομένα στους πίνακες.
Οι φόρμες παρέχουν μια εύχρηστη μορφή για την εργασία με δεδομένα, και μπορείτε επίσης να προσθέσετε σε αυτές λειτουργικά στοιχεία, όπως κουμπιά εντολών. Μπορείτε να προγραμματίσετε τα κουμπιά ώστε να προσδιορίζουν τα δεδομένα που θα εμφανίζονται στη φόρμα, να ανοίγουν άλλες φόρμες ή εκθέσεις ή να εκτελούν διάφορες άλλες εργασίες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια φόρμα με όνομα "Φόρμα πελάτη" την οποία χρησιμοποιείτε για να εργάζεστε με τα δεδομένα των πελατών. Η φόρμα πελάτη μπορεί να συνοδεύεται από ένα κουμπί το οποίο να ανοίγει μια φόρμα παραγγελίας όπου μπορείτε να προσθέσετε μια νέα παραγγελία για το συγκεκριμένο πελάτη.
Οι φόρμες σας επιτρέπουν επίσης να ελέγχετε τον τρόπο με τον οποίο άλλοι χρήστες αλληλεπιδρούν με τα δεδομένα στη βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα που να εμφανίζει μόνο ορισμένα πεδία και να επιτρέπει την εκτέλεση μόνο ορισμένων λειτουργιών. Εξασφαλίζεται με αυτόν τον τρόπο η προστασία των δεδομένων και η σωστή καταχώρησή τους.
ΣΤΕΦΑ ΑΘΑΝΑΣΙΑ
ΑπάντησηΔιαγραφήΓιατί να χρησιμοποιήσετε φόρμες;
Θεωρήστε τις φόρμες ως παράθυρα μέσα από τα οποία οι χρήστες μπορούν να δουν και να αποκτήσουν πρόσβαση στη βάση δεδομένων σας. Οι φόρμες ακολουθούν τη λειτουργία. Δηλαδή, η σχεδίασή τους ταιριάζει με τις συνθήκες κάτω από τις οποίες οι χρήστες θα καταχωρήσουν ή θα προβάλουν τα δεδομένα. Μια αποτελεσματική φόρμα επιταχύνει τη χρήση της βάσης δεδομένων, επειδή δεν είναι ανάγκη οι χρήστες να ψάξουν για ότι χρειάζονται. Μια οπτικά ελκυστική φόρμα κάνει την εργασία με τη βάση δεδομένων πιο ευχάριστη και αποτελεσματική.
• Οι φόρμες επιτρέπουν στους χρήστες να εισάγουν ή να προβάλλουν δεδομένα στη βάση δεδομένων σας με ευκολία. Οι φόρμες είναι σαν παράθυρα, μέσω των οποίων οι χρήστες μπορούν να εργαστούν με δεδομένα.
• Οι φόρμες ελέγχουν και απλοποιούν την εισαγωγή δεδομένων. Καθώς οι χρήστες καταχωρούν δεδομένα σε μια φόρμα, τα δεδομένα αποθηκεύονται σε έναν υποκείμενο πίνακα.
• Οι φόρμες διευκολύνουν την κατανόηση των δεδομένων από έναν πίνακα ή ερώτημα, παρουσιάζοντάς τα με οπτικώς ελκυστικά σχέδια. Οι φόρμες μπορούν επίσης να παράσχουν μια οθόνη εκκίνησης, με εύκολους τρόπους εκκίνησης εργασιών βάσης δεδομένων.
• Οι φόρμες παρέχουν αναπτυσσόμενες λίστες, οδηγίες, στοιχεία ελέγχου περιήγησης και γραφικά, για να βοηθήσουν τους χρήστες να εργαστούν με τα δεδομένα σας. Από κάθε άποψη, οι φόρμες κάνουν τα δεδομένα φιλικότερα
ΚΟΥΣΟΥΡΗΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ
ΑπάντησηΔιαγραφήΟι φόρμες ορισμένες φορές αναφέρονται ως
"οθόνες καταχώρησης δεδομένων". Είναι το περιβάλλον που χρησιμοποιείτε για να εργαστείτε με τα δεδομένα σας, και συχνά περιέχουν κουμπιά εντολών που εκτελούν διάφορες εντολές. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να χρησιμοποιήσετε φόρμες, απλά μέσω της επεξεργασίας των δεδομένων σας στα φύλλα δεδομένων του πίνακα. Ωστόσο, οι περισσότεροι χρήστες βάσεων δεδομένων προτιμούν να χρησιμοποιούν τις φόρμες για να προβάλλουν, να καταχωρήσουν και να επεξεργαστούν δεδομένα στους πίνακες.
Οι φόρμες παρέχουν μια εύχρηστη μορφή για την εργασία με δεδομένα, και μπορείτε επίσης να προσθέσετε σε αυτές λειτουργικά στοιχεία, όπως κουμπιά εντολών. Μπορείτε να προγραμματίσετε τα κουμπιά ώστε να προσδιορίζουν τα δεδομένα που θα εμφανίζονται στη φόρμα, να ανοίγουν άλλες φόρμες ή εκθέσεις ή να εκτελούν διάφορες άλλες εργασίες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια φόρμα με όνομα "Φόρμα πελάτη" την οποία χρησιμοποιείτε για να εργάζεστε με τα δεδομένα των πελατών. Η φόρμα πελάτη μπορεί να συνοδεύεται από ένα κουμπί το οποίο να ανοίγει μια φόρμα παραγγελίας όπου μπορείτε να προσθέσετε μια νέα παραγγελία για το συγκεκριμένο πελάτη.
Οι φόρμες σας επιτρέπουν επίσης να ελέγχετε τον τρόπο με τον οποίο άλλοι χρήστες αλληλεπιδρούν με τα δεδομένα στη βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα που να εμφανίζει μόνο ορισμένα πεδία και να επιτρέπει την εκτέλεση μόνο ορισμένων λειτουργιών. Εξασφαλίζεται με αυτόν τον τρόπο η προστασία των δεδομένων και η σωστή καταχώρησή τους.
ΚΟΥΣΟΥΡΗΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ
ΑπάντησηΔιαγραφήΔημιουργώντας φόρμες εξασφαλίζουμε ένα πιο ευχάριστο και εύχρηστο περιβάλλον εργασίας από τους πίνακες. Επίσης μέσω μιας φόρμας μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα σε περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα. Ακόμα επειδή μια φόρμα αναφέρεται σε μια εγγραφή κάθε φορά , είμαστε βέβαιοι ότι δουλεύουμε με τα πεδία της ίδιας εγγραφής του πίνακα.
Πως δημιουργουμε μια βαση δεδομενων?
Α) Κλικ στην καρτέλα φόρμες του παραθύρου Βάσης Δεδομένων.
Β) Κλικ στο «Δημιουργία». Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία Φόρμας».
Γ) Επιλέγουμε:
-«Αυτόματη Φόρμα :Στήλη» για τη δημιουργία φόρμας με στήλες
- «Αυτόματη Φόρμα:Πίνακας» για τη δημιουργία μιας φόρμας σε μορφή πίνακα
- «Αυτόματη Φόρμα : Φύλλο Δεδομένων» για δημιουργία φόρμας σε μορφή φύλλου δεδομένων.
ΜΑΝΤΖΙΡΗ ΒΑΣΙΛΙΚΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΤα πλεονεκτήματα των φορμών: διαφάνεια και έλεγχος
Όταν δημιουργείτε μια φόρμα, πρέπει να έχετε υπόψη μερικούς βασικούς κανόνες. Η φόρμα εξυπηρετεί το σκοπό της αν επιτύχει διαφάνεια και έλεγχο.
Οι βάσεις δεδομένων αποθηκεύουν δεδομένα σε πίνακες που είναι συχνά πολύ μεγάλοι. Αν και είναι δυνατή η καταχώρηση ή η απευθείας ανάγνωση των δεδομένων πίνακα, αυτή η διαδικασία μπορεί να είναι περίπλοκη. Όσο μεγαλύτερος είναι ο πίνακας, τόσο πιο δύσκολο είναι να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα βρίσκονται στο κατάλληλο πεδίο (στήλη) και εγγραφή (γραμμή).
Οι φόρμες βοηθούν τους χρήστες να επικεντρώνονται μόνο σε ότι χρειάζονται όταν καταχωρούν ή κάνουν προβολή δεδομένων. Σχεδιάστε τη φόρμα ώστε να είναι εύκολη η ανάγνωση και η κατανόηση της. Μπορείτε να συμπεριλάβετε ετικέτες για να περιγράψετε δεδομένα και οδηγίες για την εισαγωγή τους, ακριβώς δίπλα από κάθε περιοχή εργασίας.
Με τις φόρμες μπορείτε να επιλέξετε μόνο όσα πεδία του πίνακα θέλετε να προσέχουν οι χρήστες. Αυτή η επιλεκτικότητα σημαίνει επίσης ότι δεν είναι ανάγκη να αποκαλύψετε όλα τα δεδομένα στους χρήστες τους. Για παράδειγμα, ίσως δεν θέλετε οι χρήστες να εισάγουν ονόματα στον πίνακα εργαζομένων για να δουν το μισθό τους.
ΔΕΣΠΟΙΝΑ ΑΝΔΡΕΑΚΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΒ Α Σ Ε Ι Σ Δ Ε Δ Ο Μ Ε Ν Ω Ν
Η ενότητα Βάσεις Δεδομένων απαιτεί από τον υποψήφιο να καταλάβει μερικές από τις βασικές έννοιες των
βάσεων δεδομένων και να επιδείξει τις δυνατότητες του στην εργασία με μια βάση δεδομένων στον υπολογιστή.
Ο υποψήφιος θα πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργεί και να τροποποιεί πίνακες, ερωτήματα, φόρμες και
εκθέσεις, και να προετοιμάζει αποτελέσματα έτοιμα προς διανομή. Ακόμη, ο υποψήφιος θα πρέπει να μπορεί να
συσχετίζει πίνακες και να ανακτά δεδομένα από μια βάση δεδομένων μέσω των διαθέσιμων εργαλείων
ερωτημάτων και ταξινόμησης.
Κατηγορία 1 – ΧΡΗΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ
Κατανόηση του όρου Βάση Δεδομένων.
Κατανόηση του τρόπου που είναι οργανωμένη μια βάση δεδομένων
όσον αφορά τους πίνακες, εγγραφές, τα πεδία και τους τύπους και
τις ιδιότητες των πεδίων.
Κατανόηση του τι είναι πρωτεύον κλειδί.
Κατανόηση του τι είναι το ευρετήριο πίνακα.
Κατανόηση του σκοπού των σχέσεων μεταξύ πινάκων σε μια βάση
δεδομένων.
Έννοιες Βάσεων
Δεδομένων
Κατανόηση της σημασίας της εφαρμογής κανόνων για τη
διασφάλιση των σχέσεων μεταξύ πινάκων.
Άνοιγμα (και κλείσιμο) μιας εφαρμογής βάσεων δεδομένων.
Άνοιγμα, είσοδος σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων.
Δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων.
Αποθήκευση μιας βάσης δεδομένων σε συγκεκριμένη θέση σε
μονάδα δίσκου.
Χρήση των διαθέσιμων λειτουργιών εφαρμογής της Βοήθειας.
Τα Πρώτα Βήματα Στις
Βάσεις Δεδομένων
Κλείσιμο μιας βάσης δεδομένων .
Εναλλαγές μεταξύ Προσαρμογή των προβολών πίνακα, φόρμας, έκθεσης.
ρυθμίσεων Εμφάνιση, απόκρυψη των διαθέσιμων γραμμών εργαλείων.
Κατηγορία 2 – ΠΙΝΑΚΕΣ
Δημιουργία και αποθήκευση ενός πίνακα και καθορισμός των
πεδίων και των τύπων τους.
Προσθήκη, διαγραφή εγγράφων σε έναν πίνακα.
Προσθήκη πεδίου σε υπάρχον πίνακα.
Εισαγωγή, τροποποίηση δεδομένων σε μια εγγραφή.
Διαγραφή δεδομένων σε μια εγγραφή.
Χρήση της λειτουργίας της αναίρεσης.
Μετακίνηση εντός του πίνακα στην επόμενη / προηγούμενη
εγγραφή, στην πρώτη / τελευταία εγγραφή, σε συγκεκριμένη
εγγραφή.
Διαγραφή ενός πίνακα.
Βασικές Λειτουργίες
Αποθήκευση και κλείσιμο πίνακα.
Ορισμός Κλειδιών Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού.
Δημιουργία ευρετηρίου με βάση ένα πεδίο με ύπαρξη ή όχι
διπλότυπων εγγράφων.
Σχεδίαση Πίνακα Τροποποίηση των ιδιοτήτων μορφής των πεδίων, όπως : μέγεθος,
Σελίδα 16 από 24
μορφή αριθμού, μορφή ημερομηνίας.
Κατανόηση των επιπτώσεων της μεταβολής του μεγέθους των
πεδίων σ’ έναν πίνακα.
Δημιουργία απλού κανόνα επικύρωσης για αριθμό, κείμενο,
ημερομηνία / ώρα, νομισματική μονάδα.
Μεταβολή του πλάτους των στηλών ενός πίνακα.
Μετακίνηση μιας στήλης μέσα σε πίνακα.
Δημιουργία μιας σχέσης τύπου «ένα -προς ένα» ή «ένα –προς
πολλά» μεταξύ πινάκων.
Διαγραφή μιας σχέσης μεταξύ πινάκων.
Σχέσεις Πινάκων
Εφαρμογή κανόνα(ων) στις σχέσεις πινάκων ώστε να μην μπορούν
να διαγράφουν τα πεδία που χρησιμοποιούνται για τη συσχέτιση
πινάκων.
Κατηγορία 3 – ΦΟΡΜΕΣ
Άνοιγμα μιας φόρμας.
Δημιουργία και αποθήκευση μιας φόρμας.
Χρήση μιας φόρμας για την καταχώριση, μεταβολή, διαγραφή
εγγράφων.
Μετακίνηση στην επόμενη / προηγούμενη εγγραφή, στην πρώτη /
τελευταία εγγραφή, σε συγκεκριμένη εγγραφή χρησιμοποιώντας τα
στοιχεία μιας φόρμας.
Προσθήκη, μεταβολή κειμένου στην Κεφαλίδα / Υποσέλιδο μιας
φόρμας.
Διαγραφή μιας φόρμας.
Χρησιμοποιώντας
Φόρμες
Αποθήκευση και κλείσιμο μιας φόρμας.
Καραχάλιου Κατερίνα
ΑπάντησηΔιαγραφήΟι φόρμες της Microsoft Access μας παρέχουν έναν γρήγορο και εύκολο τρόπο για να τροποποιούμε και να προσθέτουμε αρχεία στη βάση δεδομένων . μας προσφέρουν ένα γραφικό περιβάλλον φιλικό και εύκολο στην πλοήγηση από οποιονδήποτε γνωρίζει τα βασικά πάνω στη χρήση του υπολογιστή.
Η δημιουργία μιας φόρμας είναι μια αρκετά απλή, ευχάριστη εμπειρία. Σε αυτό το παράδειγμα, όπως και με όλα τα εκπαιδευτικά της Access , θα χρησιμοποιήσουμε την Access 2003 και το δείγμα βάσης δεδομένων Northwind που περιλαμβάνεται στο CD-ROM εγκατάστασης. Αν χρησιμοποιείτε μια προηγούμενη έκδοση της Access, μπορείτε να διαπιστώσετε ότι μερικές από τις επιλογές μενού και οθόνες οδηγός είναι λίγο διαφορετικά. Ωστόσο, οι ίδιες βασικές αρχές που ισχύουν για όλες τις εκδόσεις της Access (όπως και τα περισσότερα συστήματα βάσεων δεδομένων).
Τι είναι οι φόρμες:
Ανεξάρτητες ετικέτες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως επικεφαλίδες ή μετά πεδία της βάσης δεδομένων
• Πεδίο προθέματα και τις ετικέτες που περιλαμβάνουν χώρους και σύμβολα που δεν ισχύει για τον τομέα
ονόματα, όπως * και &
• Πολλαπλά πεδία σε μια γραμμή
• Custom ευθυγράμμιση των πεδίων κάθε φορά που προσθέσετε ένα πεδίο ή ετικέτα, μια νέα γραμμή προστίθεται στις το έντυπο. Είναι συχνά καλύτερο να περιμένετε έως ότου όλα τα πεδία και ετικέτες προστεθεί πριν ευθυγραμμιζόμενες ώστε να μην
πρέπει να ξανακάνω ευθυγράμμιση στην εργασία.στην αρχική της μορφή εμφανίζεται στα αριστερά μετά πεδία και ετικέτες πρόσθεσε. Επανασχεδιαστεί φόρμα που εμφανίζεται παρακάτω.
Δημιουργία φόρμας μέσω πινάκα:
• Κάντε κλικ στο στοιχείο Δημιουργίας πίνακα / εικονίδιο Μορφή, επιλέξτε τη νέα μορφή, και εισάγετε ένα όνομα.
• Επιλέξτε Πίνακας / έντυπο Επεξεργασία στο ονομάζεται το νέο παράθυρο φόρμα.
• Επιλέξτε τον πίνακα για να παρέχουν τα πεδία της φόρμας.
• Προσθήκη πεδίων και των ετικετών και σύρετε στην επιθυμητή θέση.
• Επιλέξτε Πίνακας / έντυπο Επεξεργασία για να κάνετε προσθήκες ή αλλαγές σε μια υπάρχουσα φόρμα.
ΔΕΣΠΟΙΝΑ ΑΝΔΡΕΑΚΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΚατηγορία 4 – ΑΝΑΚΤΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ
Χρήση της εντολής αναζήτησης για συγκεκριμένη λέξη, αριθμό,
ημερομηνία σε κάποιο πεδίο.
Εφαρμογή φίλτρου σε πίνακα, φόρμα.
Κύριες Λειτουργίες
Απαλοιφή φίλτρου από πίνακα, φόρμα.
Δημιουργία και αποθήκευση ερωτήματος βασισμένο σε έναν ή δύο
πίνακες χρησιμοποιώντας συγκεκριμένα κριτήρια αναζήτησης /
επιλογής.
Προσθήκη κριτηρίων σ’ ένα ερώτημα χρησιμοποιώντας
οποιουσδήποτε από τους ακόλουθους τελεστές : < (Μικρότερο
από), <= (Μικρότερο ή ίσο από), > (Μεγαλύτερο από), >=
(Μεγαλύτερο ή ίσο από), = (Ίσο), <> (Διάφορο), AND (Λογικό ΚΑΙ),
OR (Λογικό Ή).
Επεξεργασία ερωτήματος : με προσθήκη, απαλοιφή κριτηρίων.
Επεξεργασία ερωτήματος με : Προσθήκη, διαγραφή, μετακίνηση,
απόκρυψη, επανεμφάνιση πεδίων.
Εκτέλεση ενός ερωτήματος.
Διαγραφή ενός ερωτήματος.
Ερωτήματα
Αποθήκευση και κλείσιμο ενός ερωτήματος.
Ταξινόμηση εγγράφων Ταξινόμηση δεδομένων σ’ έναν πίνακα, μια φόρμα, των
αποτελεσμάτων ερωτήματος κατά αύξουσα, φθίνουσα αριθμητική
σειρά, ή αλφαβητική, αντίστροφη αλφαβητική σειρά.
Κατηγορία 5 – ΑΝΑΦΟΡΕΣ
Χρησιμοποιώντας Δημιουργία και αποθήκευση μιας έκθεσης βασισμένη σ’ ένα πίνακα,
Σελίδα 17 από 24
ερώτημα.
Μεταβολή της διευθέτησης των πεδίων δεδομένων και των
επικεφαλίδων στη διάταξη μιας έκθεσης.
Ομαδοποίηση δεδομένων βάσει συγκεκριμένης επικεφαλίδας
(πεδίου) σε μια έκθεση κατά αύξουσα, φθίνουσα αριθμητική σειρά ή
αλφαβητική, αντίστροφη αλφαβητική σειρά.
Παρουσίαση συγκεκριμένων πεδίων σε συγκεντρωτική έκθεση
χρησιμοποιώντας συνοπτικές τιμές αθροίσματος, ελάχιστου,
μέγιστου, μέσου όρου και καταμέτρησης με τα κατάλληλα σημεία
διακοπής / αλλαγής.
Προσθήκη, τροποποίηση κειμένου στην Κεφαλίδα / Υποσέλιδο μις
έκθεσης.
Διαγραφή μιας έκθεσης.
Εκθέσεις / Αναφορές
Αποθήκευση και κλείσιμο μιας έκθεσης.
Κατηγορία 6 – ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ
Προετοιμασία Για Προεπισκόπηση πίνακα, φόρμας, έκθεσης.
Εκτύπωση Αλλαγή στον προσανατολισμό της έκθεσης : οριζόντιο,
κατακόρυφο. Αλλαγή του μεγέθους του χαρτιού εκτύπωσης.
Εκτύπωση μιας σελίδας, επιλεγμένων εγγράφων, συνολικού
πίνακα.
Εκτύπωση όλων των εγγράφων ή συγκεκριμένων σελίδων
χρησιμοποιώντας μια διάταξη φόρμας.
Εκτύπωση των αποτελεσμάτων ενός ερωτήματος.
Επιλογές Εκτύπωσης
Εκτύπωση συγκεκριμένων σελίδων μιας έκθεσης, ολόκληρης της
έκθεσης.__
ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ
ΑπάντησηΔιαγραφήΔΗΜΗΤΡΗΣ ΣΟΥΛΙΩΤΗΣ
ΝΙΚΗ ΒΑΣΙΛΕΙΑΔΗ
ΑΠΡΙΛΙΟΣ 2010
Φορμες
ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΦΟΡΜΕΣ:
Οι φόρμες ορισμένες φορές αναφέρονται ως "οθόνες καταχώρησης δεδομένων". Είναι το περιβάλλον που χρησιμοποιείτε για να εργαστείτε με τα δεδομένα σας, και συχνά περιέχουν κουμπιά εντολών που εκτελούν διάφορες εντολές. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να χρησιμοποιήσετε φόρμες, απλά μέσω της επεξεργασίας των δεδομένων σας στα φύλλα δεδομένων του πίνακα. Ωστόσο, οι περισσότεροι χρήστες βάσεων δεδομένων προτιμούν να χρησιμοποιούν τις φόρμες για να προβάλλουν, να καταχωρήσουν και να επεξεργαστούν δεδομένα στους πίνακες.
Οι φόρμες παρέχουν μια εύχρηστη μορφή για την εργασία με δεδομένα, και μπορείτε επίσης να προσθέσετε σε αυτές λειτουργικά στοιχεία, όπως κουμπιά εντολών. Μπορείτε να προγραμματίσετε τα κουμπιά ώστε να προσδιορίζουν τα δεδομένα που θα εμφανίζονται στη φόρμα, να ανοίγουν άλλες φόρμες ή εκθέσεις ή να εκτελούν διάφορες άλλες εργασίες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια φόρμα με όνομα "Φόρμα πελάτη" την οποία χρησιμοποιείτε για να εργάζεστε με τα δεδομένα των πελατών. Η φόρμα πελάτη μπορεί να συνοδεύεται από ένα κουμπί το οποίο να ανοίγει μια φόρμα παραγγελίας όπου μπορείτε να προσθέσετε μια νέα παραγγελία για το συγκεκριμένο πελάτη.
Οι φόρμες σας επιτρέπουν επίσης να ελέγχετε τον τρόπο με τον οποίο άλλοι χρήστες αλληλεπιδρούν με τα δεδομένα στη βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα που να εμφανίζει μόνο ορισμένα πεδία και να επιτρέπει την εκτέλεση μόνο ορισμένων λειτουργιών. Εξασφαλίζεται με αυτόν τον τρόπο η προστασία των δεδομένων και η σωστή καταχώρησή τους.
Πώς δημιουργούμε φόρμες
Αυτόματη Φόρμα
Α) Κλικ στην καρτέλα φόρμες του παραθύρου Βάσης Δεδομένων.
Β) Κλικ στο «Δημιουργία». Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία Φόρμας».
Γ) Επιλέγουμε:
-«Αυτόματη Φόρμα :Στήλη» για τη δημιουργία φόρμας με στήλες
- «Αυτόματη Φόρμα:Πίνακας» για τη δημιουργία μιας φόρμας σε μορφή πίνακα
- «Αυτόματη Φόρμα : Φύλλο Δεδομένων» για δημιουργία φόρμας σε μορφή φύλλου δεδομένων.
Δημιουργώντας φόρμες εξασφαλίζουμε ένα πιο ευχάριστο και εύχρηστο περιβάλλον εργασίας από τους πίνακες. Επίσης μέσω μιας φόρμας μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα σε περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα. Ακόμα επειδή μια φόρμα αναφέρεται σε μια εγγραφή κάθε φορά , είμαστε βέβαιοι ότι δουλεύουμε με τα πεδία της ίδιας εγγραφής του πίνακα.
Οδηγός Φορμών
Κλικ στο «Επόμενο». Επιλέγουμε διάταξη, (στήλης, Πίνακα, κλπ.) και κλικ στο «Επόμενο».
Επιλέγουμε «Στυλ» από τη λίστα στη δεξιά περιοχή του παραθύρου και βλέπουμε ένα δείγμα αριστερά. Κλικ στο «Επόμενο».
Εισάγουμε τίτλο για τη φόρμα στο πλαίσιο κειμένου του τελικού παραθύρου διαλόγου.
Κλικ στο κουμπί «Τέλος». Η φόρμα εμφανίζεται στην οθόνη, έτοιμη για την εισαγωγή δεδομένων. Η πρώτη εγγραφή του πίνακα εμφανίζεται στη φόρμα.
ΚΑΡΑΜΑΝΩΛΑ ΑΙΚΑΤΕΡΙΝΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΟι φόρμες στην Access είναι απλά ένας πιο φιλικός τρόπος προς το χρήστη καταχώρησης και παρουσίασης των δεδομένων που επεξεργαζόμαστε. Επίσης όταν χρησιμοποιούμε μια φόρμα έχουμε τις εξής επιλογές:
Άνοιγμα μιας φόρμας.
Δημιουργία και αποθήκευση μιας φόρμας.
Χρήση μιας φόρμας για την καταχώριση, μεταβολή, διαγραφή
εγγράφων.
Μετακίνηση στην επόμενη / προηγούμενη εγγραφή, στην πρώτη /
τελευταία εγγραφή, σε συγκεκριμένη εγγραφή χρησιμοποιώντας τα
στοιχεία μιας φόρμας.
Προσθήκη, μεταβολή κειμένου στην Κεφαλίδα / Υποσέλιδο μιας
φόρμας.
Διαγραφή μιας φόρμας
ΔΩΡΑ ΦΙΛΙΠΠΟΥ
ΑπάντησηΔιαγραφήΑνανεώστε τη φόρμα σας
Μπορείτε να επιλέξετε οπτικά εφέ για ολόκληρη τη φόρμα, για μια ενότητά της ή για μεμονωμένα στοιχεία ελέγχου. Το φόντο, το περίγραμμα, το χρώμα και το κείμενο είναι κάποια από τα πολλά οπτικά εφέ που μπορείτε να προσαρμόσετε σε μια φόρμα.
Για να χρησιμοποιήσετε μια εικόνα ως το φόντο φόρμας, ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή σχεδίασης και κάντε διπλό κλικ στο δείκτη επιλογής φόρμας (το πλαίσιο όπου συναντώνται οι χάρακες) ώστε να εμφανιστεί το φύλλο ιδιοτήτων της φόρμας.
Επιλέξτε την καρτέλα Μορφή και κάντε κύλιση προς τα κάτω στην επιλογή Εικόνα. Κάντε κλικ στη λέξη ή το πλαίσιο από δίπλα για να εμφανιστεί το κουμπί Δόμηση με τρεις τελείες Εικόνα κουμπιού. Κάντε κλικ στο κουμπί για να ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή εικόνας όπου μπορείτε να επιλέξετε την εικόνα για το φόντο.
Για να αλλάξετε την εμφάνιση κάποιας ενότητας φόρμας, ανοίξτε τη φόρμα σε Προβολή σχεδίασης, κάντε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού στην ενότητα που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες από το μενού συντόμευσης. Αν επιλέξετε την καρτέλα Μορφή, εμφανίζεται μια λίστα με επιλογές, όπως το χρώμα φόντου, το ύψος και διάφορες άλλες ρυθμίσεις.
Η Access σάς προσφέρει τόσους πολλούς τρόπους για να επιλέξετε και να αλλάξετε την εμφάνιση των στοιχείων ελέγχου σε μια φόρμα που προσφέρουμε ξεχωριστό μάθημα αποκλειστικά για τα στοιχεία ελέγχου. Όταν μάθετε για τις φόρμες, θα είστε έτοιμοι για το μάθημα "Στοιχεία ελέγχου: Πάρτε τον έλεγχο στα χέρια σας."
Αν αλλάξετε τον αριθμό ή το μέγεθος των στοιχείων ελέγχου φόρμας, ίσως θελήσετε επίσης να αλλάξετε το μέγεθος των ενοτήτων φόρμας ώστε να ταιριάζουν με τα στοιχεία ελέγχου που περιέχουν και να απλοποιήσετε την εργασία με τη φόρμα.
Μπορείτε να αυξήσετε ή να μειώσετε το ύψος μεμονωμένων ενοτήτων σε φόρμες. Ωστόσο, αν αλλάξετε το πλάτος κάποιας ενότητας, θα αλλάξει το πλάτος ολόκληρης της ενότητας.
Για να αλλάξετε το ύψος μιας ενότητας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επάνω άκρη της γραμμής ενότητας και σύρετε το δείκτη επάνω ή κάτω.
Για να αλλάξετε το πλάτος της φόρμας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στη δεξιά άκρη της ενότητας και σύρετε το δείκτη αριστερά ή δεξιά.
Για να αλλάξετε ταυτόχρονα το ύψος μιας ενότητας και το πλάτος της φόρμας, τοποθετήστε το δείκτη στην κάτω δεξιά γωνία της ενότητας και σύρετέ τον διαγώνια προς οποιαδήποτε κατεύθυνση.
Ανώνυμος είπε...
ΑπάντησηΔιαγραφήΜορφή βάσεων δεδομένων
Μια μορφή βάσεων δεδομένων είναι ένα παράθυρο ή μια οθόνη των σχετικών τομέων από το α βάση δεδομένων. Χρησιμοποιείται για να εισαγάγει τα στοιχεία ή να κοιτάξει βιαστικά και να δει τα στοιχεία.
Όλες οι μορφές περιέχουν διάφορους τομείς, κάθε ένας με το α τομέας-ετικέτα. Ο τομέας είναι ένα διάστημα για να εισαγάγει τα στοιχεία. Το σχεδιάγραμμα μορφών οι τομείς και ο τομέας ονομάζει κατά τρόπο λογικό για να καταστήσει την εισαγωγή δεδομένων φιλική προς το χρήστη.
Σε μια μορφή βάσεων δεδομένων η εισαγωγή ελέγχεται σε σχέση με τους κανόνες για τον τομέας-τύπο και μπορεί να είναι πρόσθετοι κανόνες, όπως μη μηδενικός. Οι μορφές μπορούν να ελεγχθούν επίσης σε σχέση με τους περιορισμούς τομέων ή πινάκων που καθορίζονται σε μια βάση δεδομένων, όπως τα ξένα κλειδιά και επιτραπέζιες σχέσεις.
η βάση του OpenOffice.org μπορεί να δημιουργήσει τις μορφές βάσεων δεδομένων με Μάγος μορφής γρήγορα. ΑΝΑΓΝΩΣΤΟΥ ΔΗΜΗΤΡΗΣ
ΜΑΝΤΖΙΡΗ ΒΑΣΙΛΙΚΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΤι είναι η καλή σχεδίαση βάσης δεδομένων;
Υπάρχουν ορισμένες αρχές που καθοδηγούν τη διαδικασία της σχεδίασης βάσης δεδομένων. Η πρώτη αρχή είναι ότι οι διπλότυπες πληροφορίες (που επίσης ονομάζονται πλεονάζοντα δεδομένα) είναι κακές, διότι σπαταλούν χώρο και αυξάνουν την πιθανότητα σφαλμάτων και ασυνεπειών. Η δεύτερη αρχή είναι ότι η ορθότητα και η πληρότητα των πληροφοριών είναι σημαντικές. Εάν η βάση δεδομένων σας περιέχει λανθασμένες πληροφορίες, οι εκθέσεις που αντλούν πληροφορίες από τη βάση δεδομένων επίσης θα περιέχουν λανθασμένες πληροφορίες. Ως αποτέλεσμα, οι όποιες αποφάσεις σας βασίζονται σε αυτές τις εκθέσεις θα είναι βασισμένες σε παραπληροφόρηση.
Επομένως, μια καλή σχεδίαση βάσης δεδομένων είναι αυτή που:
Χωρίζει τις πληροφορίες σε πίνακες που βασίζονται σε θέματα, για να ελαττωθούν τα πλεονάζοντα δεδομένα.
Παρέχει στην Access τις πληροφορίες που απαιτούνται για να συνδεθούν οι πληροφορίες στους πίνακες, σύμφωνα με τις ανάγκες.
Βοηθά την υποστήριξη και εξασφαλίζει την ακρίβεια και την ακεραιότητα των πληροφοριών.
Εξυπηρετεί την επεξεργασία των δεδομένων και των αναγκών έκθεσης
ΣΤΕΦΑ ΑΘΑΝΑΣΙΑ
ΑπάντησηΔιαγραφήΠρόσθετοι τύποι φορμών
Αν και χρησιμοποιούνται πιο συχνά για την καταχώρηση ή προβολή δεδομένων, οι φόρμες έχουν και μερικές άλλες πολύτιμες χρήσεις. Καθώς η φόρμα εξαρτάται από τη χρήση της, κάθε μία από αυτές τις χρήσεις έχει και τον δικό της τύπο φόρμας.
Πίνακες επιλογών
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα που εμφανίζεται ως πίνακας επιλογών όταν ο χρήστης ανοίξει μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων. Ο πίνακας επιλογών παρέχει έναν εύχρηστο και ελεγχόμενο τρόπο για να ανοίγετε φόρμες, εκθέσεις και άλλα αντικείμενα. Καθοδηγεί τους χρήστες στις ενέργειες που θέλετε να εκτελέσουν και ελέγχει τμήματα της βάσης δεδομένων στα οποία δεν θέλετε να παρέμβουν άλλοι χρήστες.
Μηνύματα
Στις φόρμες μπορεί να εμφανιστούν μηνύματα σχετικά με μια βάση δεδομένων. Μπορεί να παρέχει οδηγίες για τη χρήση της βάσης δεδομένων ή βοήθεια για την αντιμετώπιση προβλημάτων.
Δευτερεύουσες φόρμες
Μια δευτερεύουσα φόρμα μοιάζει σαν ενότητα άλλης φόρμας. Ενώ η μεγαλύτερη κύρια φόρμα συνδέεται με πίνακα, η δευτερεύουσα συνδέεται με διαφορετικό πίνακα. Ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει δεδομένα σε μία φόρμα και να κάνει προβολή των συσχετισμένων δεδομένων στην άλλη, χωρίς να γνωρίζει ότι είναι ξεχωριστά και ισοδύναμα.
Δημιουργώντας φόρμες εξασφαλίζουμε ένα πιο ευχάριστο και εύχρηστο περιβάλλον εργασίας από τους πίνακες. Επίσης μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα σε περισσότερο από ένα πίνακες ταυτόχρονα. Ακόμα επειδή μια φόρμα αναφέρεται σε μια εγγραφή κάθε φορά , είμαστε βέβαιοι ότι δουλεύουμε με τα πεδία της ίδιας εγγραφής του πίνακα.
ΑπάντησηΔιαγραφή Α) Κλικ στην καρτέλα φόρμες του παραθύρου Βάσης Δεδομένων.
Β) Κλικ στο «Δημιουργία». Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία Φόρμας».
Γ) Επιλέγουμε:
-«Αυτόματη Φόρμα :Στήλη» για τη δημιουργία φόρμας με στήλες
- «Αυτόματη Φόρμα:Πίνακας» για τη δημιουργία μιας φόρμας σε μορφή πίνακα
- «Αυτόματη Φόρμα : Φύλλο Δεδομένων» για δημιουργία φόρμας σε μορφή φύλλου δεδομένων
Ποια είναι τα άμεσα οφέλη
Τα βασικά οφέλη της χρήσης βάσεων δεδομένων αφορούν, σε γενικές γραμμές, στην εξοικονόμηση χρόνου, χώρου και πόρων, που προκύπτει από τη λεγόμενη εξόρυξη γνώσης (data mining).
Αναλυτικότερα, η εξοικονόμηση χρόνου αναφέρεται στο ότι οι βάσεις δεδομένων επιτρέπουν την εύρεση συγκεκριμένων στοιχείων ανάμεσα σε χιλιάδες παρόμοια άλλα, μέσα σε ελάχιστα δευτερόλεπτα. Για παράδειγμα, έστω ότι θέλουμε να εντοπίσουμε πόσοι από τους πελάτες μιας επιχείρησης ακούν στο όνομα Γιώργος ή Γεωργία και έχουν πραγματοποιήσει αγορές πάνω από κάποιο χρηματικό όριο, προκειμένου η εταιρία να τους αποστείλει ένα μικρό δώρο για την ονομαστική τους εορτή. Η εύρεση αυτών των στοιχείων με τη χρήση κάποιας βάσης αποτελεί υπόθεση μερικών δευτερολέπτων. Παράλληλα, τα κριτήρια μπορούν να διευρυνθούν ελεύθερα και να ζητηθεί λ.χ. -στο ίδιο παράδειγμα- ο διαχωρισμός των αποτελεσμάτων ανά φύλο και ηλικία, ούτως ώστε τα δώρα που θα αποσταλούν να συμβαδίζουν με τα βασικά δημογραφικά χαρακτηριστικά των πελατών. Είναι σαφές ότι η επιτέλεση της ίδιας εργασίας χωρίς βάση δεδομένων αλλά μέσω κάποιου έντυπου καταλόγου (πελατολογίου) θα απαιτούσε πολλαπλάσιο χρόνο.
Αναφορικά με την εξόρυξη γνώσης, η ύπαρξη ενός συστήματος οργάνωσης και δόμησης της πληροφορίας όπως οι databases, προσφέρει στους ιθύνοντες της επιχείρησης τη δυνατότητα να προβούν σε αναλύσεις δεδομένων, να επεξεργαστούν υποθετικά σενάρια και να εξαγάγουν χρήσιμα συμπεράσματα σχετικά με την εταιρική λειτουργία και τις διαδικασίες της. Για παράδειγμα, έστω ότι επιθυμούμε να βρούμε ποια συγκεκριμένα είδη προϊόντων παρουσιάζουν τη μεγαλύτερη και ποια τη μικρότερη ζήτηση σε ορισμένη χρονική περίοδο.
Από τη σχετική βάση δεδομένων, μπορούμε να βρούμε αυτά τα προϊόντα, να προγραμματίσουμε ανάλογα τις μελλοντικές επιχειρηματικές μας κινήσεις, να τεκμηριώσουμε τις αποφάσεις μας και να εξειδικεύσουμε τους στόχους μας. Με την εξαγωγή αυτών των συμπερασμάτων μέσω κάποιας "φυσικής" μεθόδου, δηλαδή με μολύβι και χαρτί, ακόμη και αν πραγματοποιούνταν τελικά, ο κίνδυνος σφαλμάτων θα ήταν μεγάλος, ειδικά αν ο αριθμός των σχετικών καταχωρήσεων ανερχόταν σε μερικές χιλιάδες.
Η εξοικονόμηση πόρων αναφέρεται τόσο στους υλικούς όσο και στους ανθρώπινους.
Στους υλικούς πόρους, γιατί οι databases, όπως και η πλειονότητα των ψηφιακών εφαρμογών, δεν κοστίζουν (πέρα από το κόστος των αδειών λογισμικού). Αυτό σημαίνει ότι κάποιος μπορεί να δημιουργήσει μια τεράστια βάση δεδομένων χωρίς να δαπανήσει ούτε ένα cent για την αγορά χαρτικών, μελανιών, διορθωτικών και συναφών αναλώσιμων. Τα bits (το δομικό υλικό του ψηφιακού κόσμου) δεν κοστίζουν, είναι δεκτικά άμεσων αλλαγών και χωρούν σε ορισμένα εκατοστά του μέτρου, σε αντίθεση με τα φυσικά δεδομένα που αφενός κοστίζουν και αφετέρου η διόρθωσή τους είναι δύσκολη και επίπονη, η δε αποθήκευσή τους καταλαμβάνει πολύ χώρο.
Στους ανθρώπινους πόρους, καθώς η διαχείριση των βάσεων μπορεί να πραγματοποιηθεί ακόμη και από ένα άτομο, χωρίς δηλ. να απαιτηθεί η σύσταση ειδικού τμήματος για αυτό το σκοπό. Για παράδειγμα, χρήση της ίδιας βάσης δεδομένων μπορεί να κάνει και η γραμματέας και ο πωλητής και ο διευθυντής της επιχείρησης, ο καθένας για τους δικούς του λόγους.
Τέλος, στα παραπάνω οφέλη μπορεί να προστεθεί και η καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών.
Θεοδώρα Μπουζώνα
ΑπάντησηΔιαγραφήΦΟΡΜΕΣ ΣΤΗΝ ACCESS
Τι είναι φόρμες;
Οι φόρμες είναι αντικείμενα της Access, που προβάλλουν τα δεδομένα των πινάκων ανά μία εγγραφή σε κάθε οθόνη.
Σε τι μας χρειάζονται;
Χρησιμοποιώντας τις φόρμες είναι πιο εύκολο να εισάγουμε δεδομένα στους πίνακες, ή να μεταβάλλουμε τα δεδομένα που ήδη υπάρχουν.
Στην προβολή της φόρμας , εμφανίζονται οι εικόνες που πιθανόν να έχουν καταχωρηθεί ως δεδομένα σε κάποιους πίνακες.
Μπορούμε επίσης, αν υπάρχουν πίνακες σχετιζόμενοι μεταξύ τους, να βλέπουμε τα δεδομένα τους ταυτόχρονα, πχ. Να βλέπουμε την καρτέλα με τα στοιχεία ενός πελάτη και τις πωλήσεις που έχουμε κάνει σ’ αυτόν.
Πώς δημιουργούνται;
Για να δημιουργήσουμε μία φόρμα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε είτε τον οδηγό, είτε την σχεδίαση. Ποιο εύκολο είναι να χρησιμοποιούμε τον οδηγό.
Ξεκινώντας τον οδηγό των φορμών:
Δηλώνουμε από ποιον πινάκα θα πάρουμε τα δεδομένα,
Ποια πεδία του πίνακα θα παρουσιάζονται
Ποιο στυλ θέλουμε να έχει η φόρμα
Πώς θα την ονομάσουμε, δηλαδή με ποιο όνομα θα αποθηκευτεί αυτή η φόρμα
Μπορούμε αν θέλουμε, να ζητήσουμε πεδία από περισσότερους πίνακες .Στην περίπτωση αυτή, οι πίνακες πρέπει να έχουν σχέση μεταξύ τους.
Μόλις τελειώσει ο οδηγός, περνάμε αν θέλουμε στην προβολή σχεδίασης της φόρμας , για να μορφοποιήσουμε τους τίτλους, να εισάγουμε εικόνες, να μετακινήσουμε ή να αλλάξουμε πιθανόν το μέγεθος των στοιχείων της φόρμας.
Πώς χρησιμοποιούνται;
Αφού έχει δημιουργηθεί μία φόρμα, την ανοίγουμε για να εισάγουμε νέες εγγραφές ή να αναζητήσουμε πληροφορίες στις εγγραφές που ήδη υπάρχουν.
Πώς να τροποποιήσω τη σχεδίαση μίας φόρμας;
Αφού δημιουργήσουμε μία φόρμα, περνάμε στη σχεδίαση της φόρμας, από το μενού Προβολή.
Στην προβολή σχεδίασης της φόρμας, μπορούμε να αλλάξουμε τις ιδιότητες ενός αντικειμένου. Για να το κάνουμε αυτό, το επιλέγουμε και:
Αλλάζουμε κάποιες από τις ιδιότητες του, όπως το μέγεθος των γραμμάτων, χρησιμοποιώντας τις εργαλειοθήκες.
Αλλάζουμε κάποιες από τις ιδιότητες του, όπως το χρώμα γεμίσματος, με δεξί κλικ.
Αλλάζουμε όποια ιδιότητα θέλουμε, κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας ιδιότητες.
Μπορούμε να εισάγουμε μία ετικέτα χρησιμοποιώντας την εργαλειοθήκη και το κουμπί Aa. Να μετακινήσουμε τα αντικείμενα ή να αλλάξουμε το μέγεθος τους.
ΔΗΜΟΠΟΥΛΟΥ ΣΤΑΜΑΤΙΑ
ΑπάντησηΔιαγραφή Α) Κλικ στην καρτέλα φόρμες του παραθύρου Βάσης Δεδομένων.
Β) Κλικ στο «Δημιουργία». Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία Φόρμας».
Γ) Επιλέγουμε:
-«Αυτόματη Φόρμα :Στήλη» για τη δημιουργία φόρμας με στήλες
- «Αυτόματη Φόρμα:Πίνακας» για τη δημιουργία μιας φόρμας σε μορφή πίνακα
- «Αυτόματη Φόρμα : Φύλλο Δεδομένων» για δημιουργία φόρμας σε μορφή φύλλου δεδομένων
Ποια είναι τα άμεσα οφέλη
Τα βασικά οφέλη της χρήσης βάσεων δεδομένων αφορούν, σε γενικές γραμμές, στην εξοικονόμηση χρόνου, χώρου και πόρων, που προκύπτει από τη λεγόμενη εξόρυξη γνώσης (data mining).
Αναλυτικότερα, η εξοικονόμηση χρόνου αναφέρεται στο ότι οι βάσεις δεδομένων επιτρέπουν την εύρεση συγκεκριμένων στοιχείων ανάμεσα σε χιλιάδες παρόμοια άλλα, μέσα σε ελάχιστα δευτερόλεπτα. Για παράδειγμα, έστω ότι θέλουμε να εντοπίσουμε πόσοι από τους πελάτες μιας επιχείρησης ακούν στο όνομα Γιώργος ή Γεωργία και έχουν πραγματοποιήσει αγορές πάνω από κάποιο χρηματικό όριο, προκειμένου η εταιρία να τους αποστείλει ένα μικρό δώρο για την ονομαστική τους εορτή. Η εύρεση αυτών των στοιχείων με τη χρήση κάποιας βάσης αποτελεί υπόθεση μερικών δευτερολέπτων. Παράλληλα, τα κριτήρια μπορούν να διευρυνθούν ελεύθερα και να ζητηθεί λ.χ. -στο ίδιο παράδειγμα- ο διαχωρισμός των αποτελεσμάτων ανά φύλο και ηλικία, ούτως ώστε τα δώρα που θα αποσταλούν να συμβαδίζουν με τα βασικά δημογραφικά χαρακτηριστικά των πελατών. Είναι σαφές ότι η επιτέλεση της ίδιας εργασίας χωρίς βάση δεδομένων αλλά μέσω κάποιου έντυπου καταλόγου (πελατολογίου) θα απαιτούσε πολλαπλάσιο χρόνο.
Αναφορικά με την εξόρυξη γνώσης, η ύπαρξη ενός συστήματος οργάνωσης και δόμησης της πληροφορίας όπως οι databases, προσφέρει στους ιθύνοντες της επιχείρησης τη δυνατότητα να προβούν σε αναλύσεις δεδομένων, να επεξεργαστούν υποθετικά σενάρια και να εξαγάγουν χρήσιμα συμπεράσματα σχετικά με την εταιρική λειτουργία και τις διαδικασίες της. Για παράδειγμα, έστω ότι επιθυμούμε να βρούμε ποια συγκεκριμένα είδη προϊόντων παρουσιάζουν τη μεγαλύτερη και ποια τη μικρότερη ζήτηση σε ορισμένη χρονική περίοδο.
Από τη σχετική βάση δεδομένων, μπορούμε να βρούμε αυτά τα προϊόντα, να προγραμματίσουμε ανάλογα τις μελλοντικές επιχειρηματικές μας κινήσεις, να τεκμηριώσουμε τις αποφάσεις μας και να εξειδικεύσουμε τους στόχους μας. Με την εξαγωγή αυτών των συμπερασμάτων μέσω κάποιας "φυσικής" μεθόδου, δηλαδή με μολύβι και χαρτί, ακόμη και αν πραγματοποιούνταν τελικά, ο κίνδυνος σφαλμάτων θα ήταν μεγάλος, ειδικά αν ο αριθμός των σχετικών καταχωρήσεων ανερχόταν σε μερικές χιλιάδες.
Η εξοικονόμηση πόρων αναφέρεται τόσο στους υλικούς όσο και στους ανθρώπινους.
Στους υλικούς πόρους, γιατί οι databases, όπως και η πλειονότητα των ψηφιακών εφαρμογών, δεν κοστίζουν (πέρα από το κόστος των αδειών λογισμικού). Αυτό σημαίνει ότι κάποιος μπορεί να δημιουργήσει μια τεράστια βάση δεδομένων χωρίς να δαπανήσει ούτε ένα cent για την αγορά χαρτικών, μελανιών, διορθωτικών και συναφών αναλώσιμων. Τα bits (το δομικό υλικό του ψηφιακού κόσμου) δεν κοστίζουν, είναι δεκτικά άμεσων αλλαγών και χωρούν σε ορισμένα εκατοστά του μέτρου, σε αντίθεση με τα φυσικά δεδομένα που αφενός κοστίζουν και αφετέρου η διόρθωσή τους είναι δύσκολη και επίπονη, η δε αποθήκευσή τους καταλαμβάνει πολύ χώρο.
Στους ανθρώπινους πόρους, καθώς η διαχείριση των βάσεων μπορεί να πραγματοποιηθεί ακόμη και από ένα άτομο, χωρίς δηλ. να απαιτηθεί η σύσταση ειδικού τμήματος για αυτό το σκοπό. Για παράδειγμα, χρήση της ίδιας βάσης δεδομένων μπορεί να κάνει και η γραμματέας και ο πωλητής και ο διευθυντής της επιχείρησης, ο καθένας για τους δικούς του λόγους.
Τέλος, στα παραπάνω οφέλη μπορεί να προστεθεί και η καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών.
ΕΛΕΝΗ ΠΕΤΡΟΥ
ΑπάντησηΔιαγραφήΗ ΔΟΜΗ ΜΙΑΣ ΦΟΡΜΑΣ ΣΤΗ MICROSOFT ACCESS
Η κάθε φόρμα που δημιουργείται μέσα από το περιβάλλον της Microsoft Ac-cess, χαρακτηρίζεται από μια συγκεκριμένη δομή, η οποία περιλαμβάνει ένα σύνολο από ενότητες (sections). Οι πιο σημαντικές από αυτές τις ενότητες, είναι η κεφαλίδα (form header) και το υποσέλιδο (form footer) μιας φόρμας, καθώς επίσης και το κεντρικό μέρος της φόρμας στο οποίο απεικονίζονται τα πεδία που περιλαμβάνονται σε αυτή.
Σε πλήρη αναλογία με το Microsoft Word, όπου η κεφαλίδα και το υποσέ-λιδο περιέχουν στοιχεία που παραμένουν τα ίδια σε όλες τις σελίδες του εγγράφου, η κεφαλίδα και το υποσέλιδο μιας φόρμας, περιέχουν πληροφορίες, οι οποίες πα-ραμένουν οι ίδιες για κάθε εγγραφή. Χαρακτηριστικό παράδειγμα πληροφορίας που περιλαμβάνεται στην κεφαλίδα της φόρμας, είναι ο τίτλος που τη χαρακτηρίζει, ενώ στο υποσέλιδο της φόρμας, μπορούμε να τοποθετήσουμε κουμπιά εντολών ή οδηγίες για τον τρόπο χρήσης της φόρμας. Τέλος στην κεντρική ενότητα της φόρμας που φέ-ρει τον τίτλο «Λεπτομέρειες» (Details), εμφανίζονται οι εγγραφές του πίνακα που έχει συσχετιστεί με την φόρμα που χρησιμοποιούμε.
Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες οι εγγραφές ενός πίνακα είναι πάρα πολλές και η εκτύπωσή τους θα επεκταθεί σε περισσότερες από μια σελίδες, μπορούμε να καθο-ρίσουμε κατά τη σχεδίαση της φόρμας ποιες πληροφορίες θα περιλαμβάνονται στην κεφαλίδα και στο υποσέλιδο της κάθε σελίδας. Για παράδειγμα, μια κεφαλίδα σελίδας, μπορεί να εμφανίζει πληροφορίες όπως τον τίτλο ή τις επικεφαλίδες στη-λών στην κορυφή της κάθε εκτυπωμένης σελίδας. Με εντελώς ανάλογο τρόπο, το υποσέλιδο μιας σελίδας, περιέχει στοιχεία όπως η ημερομηνία και η ώρα, ή ο αριθ-μός της κάθε σελίδας. Ας σημειωθεί πως οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα των σελί-δων εμφανίζονται μόνο στις εκτυπωμένες φόρμες ή κατά τη διαδικασία της προεπι-σκόπησης της εκτύπωσης για κάθε φόρμα.
Μαραγκός Ορφέας
ΑπάντησηΔιαγραφήΦΟΡΜΕΣ
Φόρμα είναι μια φυσιολογική μορφή που χρησιμοποιείται για την ομαλοποίηση της βάσης δεδομένων. Μια σχεσιακή βάση δεδομένων δεν είναι απαραίτητο να έχει φόρμες , όμως αυτές μας βοηθούν και ομαλοποιούν την βάση δεδομένων μας.
Οι φόρμες παρέχουν μια εύχρηστη μορφή για την εργασία με δεδομένα, και μπορείτε επίσης να προσθέσετε σε αυτές λειτουργικά στοιχεία, όπως κουμπιά εντολών. Μπορείτε να προγραμματίσετε τα κουμπιά ώστε να προσδιορίζουν τα δεδομένα που θα εμφανίζονται στη φόρμα, να ανοίγουν άλλες φόρμες ή εκθέσεις ή να εκτελούν διάφορες άλλες εργασίες. Οι φόρμες μας επιτρέπουν επίσης να ελέγχουμε τον τρόπο με τον οποίο άλλοι χρήστες αλληλεπιδρούν με τα δεδομένα στη βάση δεδομένων μας. Έτσι εξασφαλίζεται με αυτόν τον τρόπο η προστασία των δεδομένων μας και η σωστή καταχώρησή τους.
Μια αποτελεσματική φόρμα επιταχύνει τη χρήση της βάσης δεδομένων, επειδή δεν είναι ανάγκη οι χρήστες να ψάξουν για ότι χρειάζονται.
Μια οπτικά ελκυστική φόρμα κάνει την εργασία με τη βάση δεδομένων πιο ευχάριστη και αποτελεσματική.
• Οι φόρμες επιτρέπουν στους χρήστες να εισάγουν ή να προβάλλουν δεδομένα στη βάση δεδομένων τους με ευκολία. Οι φόρμες είναι σαν παράθυρα, μέσω των οποίων οι χρήστες μπορούν να εργαστούν με δεδομένα.
• Οι φόρμες ελέγχουν και απλοποιούν την εισαγωγή δεδομένων. Καθώς οι χρήστες καταχωρούν δεδομένα σε μια φόρμα, τα δεδομένα αποθηκεύονται σε έναν υποκείμενο πίνακα.
• Οι φόρμες διευκολύνουν την κατανόηση των δεδομένων από έναν πίνακα ή ερώτημα, παρουσιάζοντάς τα με οπτικώς ελκυστικά σχέδια. Οι φόρμες μπορούν επίσης να παράσχουν μια οθόνη εκκίνησης, με εύκολους τρόπους εκκίνησης εργασιών βάσης δεδομένων.
• Οι φόρμες παρέχουν αναπτυσσόμενες λίστες, οδηγίες, στοιχεία ελέγχου περιήγησης και γραφικά, για να βοηθήσουν τους χρήστες να εργαστούν με τα δεδομένα σας. Από κάθε άποψη, οι φόρμες κάνουν τα δεδομένα φιλικότερα.
Πως δημιουργούμε μια φόρμα όμως?
Α) Κλικ στην καρτέλα φόρμες του παραθύρου Βάσης Δεδομένων.
Β) Κλικ στο «Δημιουργία». Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία Φόρμας».
Γ) Επιλέγουμε:
-«Αυτόματη Φόρμα :Στήλη» για τη δημιουργία φόρμας με στήλες
- «Αυτόματη Φόρμα:Πίνακας» για τη δημιουργία μιας φόρμας σε μορφή πίνακα
- «Αυτόματη Φόρμα : Φύλλο Δεδομένων» για δημιουργία φόρμας σε μορφή φύλλου δεδομένων.
KONTOY EYAGGELIA
ΑπάντησηΔιαγραφήΗ ΔΟΜΗ ΜΙΑΣ ΦΟΡΜΑΣ ΣΤΗ MICROSOFT ACCESS
Η κάθε φόρμα που δημιουργείται μέσα από το περιβάλλον της Microsoft Access, χαρακτηρίζεται από μια συγκεκριμένη δομή, η οποία περιλαμβάνει ένα σύνολο από ενότητες (sections). Οι πιο σημαντικές από αυτές τις ενότητες, είναι η κεφαλίδα (form header) και το υποσέλιδο (form footer) μιας φόρμας, καθώς επίσης και το κεντρικό μέρος της φόρμας στο οποίο απεικονίζονται τα πεδία που περιλαμβάνονται σε αυτή.
Σε πλήρη αναλογία με το Microsoft Word, όπου η κεφαλίδα και το υποσέλιδο περιέχουν στοιχεία που παραμένουν τα ίδια σε όλες τις σελίδες του εγγράφου, η κεφαλίδα και το υποσέλιδο μιας φόρμας, περιέχουν πληροφορίες, οι οποίες πα-ραμένουν οι ίδιες για κάθε εγγραφή. Χαρακτηριστικό παράδειγμα πληροφορίας που περιλαμβάνεται στην κεφαλίδα της φόρμας, είναι ο τίτλος που τη χαρακτηρίζει, ενώ στο υποσέλιδο της φόρμας, μπορούμε να τοποθετήσουμε κουμπιά εντολών ή οδηγίες για τον τρόπο χρήσης της φόρμας. Τέλος στην κεντρική ενότητα της φόρμας που φέρει τον τίτλο «Λεπτομέρειες» (Details), εμφανίζονται οι εγγραφές του πίνακα που έχει συσχετιστεί με την φόρμα που χρησιμοποιούμε.
Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες οι εγγραφές ενός πίνακα είναι πάρα πολλές και η εκτύπωσή τους θα επεκταθεί σε περισσότερες από μια σελίδες, μπορούμε να καθο-ρίσουμε κατά τη σχεδίαση της φόρμας ποιες πληροφορίες θα περιλαμβάνονται στην κεφαλίδα και στο υποσέλιδο της κάθε σελίδας. Για παράδειγμα, μια κεφαλίδα σελίδας, μπορεί να εμφανίζει πληροφορίες όπως τον τίτλο ή τις επικεφαλίδες στηλών στην κορυφή της κάθε εκτυπωμένης σελίδας. Με εντελώς ανάλογο τρόπο, το υποσέλιδο μιας σελίδας, περιέχει στοιχεία όπως η ημερομηνία και η ώρα, ή ο αριθμός της κάθε σελίδας. Ας σημειωθεί πως οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα των σελίδων εμφανίζονται μόνο στις εκτυπωμένες φόρμες ή κατά τη διαδικασία της προεπι-σκόπησης της εκτύπωσης για κάθε φόρμα.
ΑΣΗΜΙΝΑ ΝΙΚΟΛΑΚΟΠΟΥΛΟΥ
ΑπάντησηΔιαγραφήΕΙΣΑΓΩΓΗ ΕΙΚΟΝΑΣ ΣΤΗΝ ΤΡΕΧΟΥΣΑ ΦΟΡΜΑ
Σε ορισμένες περιπτώσεις επιθυμούμε να εμφανίσουμε στην επιφάνεια της φόρμας ορισμένες εικόνες με θέμα σχετικό με την βάση δεδομένων, προκειμένου να προσδώσουμε στην εφαρμογή μας, ένα ευχάριστο και φιλικό χαρακτήρα. Στην περί-πτωση αυτή το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να καθορίσουμε το αρχείο της ει-κόνας που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, κάτι που γίνεται με τη βοήθεια του διαλό-γου του επόμενου σχήματος.
Καθορισμός του αρχείου εικόνας που πρόκειται να εμφανιστεί στην τρέχουσα φόρμα
Έχοντας καθορίσει αυτό το αρχείο, η Access διαβάζει τα περιεχόμενά του και εμφανίζει την εικόνα στη θέση που έχει επιλέξει ο χρήστης πάνω στην επιφάνεια της τρέχουσας φόρμας.
ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ
Η εισαγωγή αντικειμένου είναι μια πιο γενική περίπτωση από την εισαγωγή εικόνας, και επιτρέπει στο χρήστη να τοποθετήσει πάνω στην επιφάνεια της τρέχου-σας φόρμας, οποιοδήποτε τύπο αντικειμένου, και όχι μόνο εικόνες. Στην περίπτωση αυτή εκτός από το όνομα του αρχείου που περιέχει το αντικείμενο προς καταχώρηση, θα πρέπει να καθορίσουμε και τον τύπο αυτού του αντικειμένου, κάτι που γίνεται χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου του επόμενου σχήματος.
Έχοντας καθορίσει αυτό το αρχείο, η Access διαβάζει τα περιεχόμενά του και εμφανίζει την εικόνα στη θέση που έχει επιλέξει ο χρήστης πάνω στην επιφάνεια της τρέχουσας φόρμας.
ΚΑΛΤΣΑ ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΟΡΙΣΜΟΣ ΦΟΡΜΑΣ
Οι φόρμες είναι αντικείμενα βάσεων δεδομένων που διευκολύνουν την προβολή δεδομένων τα οποία έχουμε αποθηκεύσει σε πίνακες ή έχουμε ανακτήσει με ερωτήματα. Αντί να παρουσιάζουμε τα δεδομένα σε ένα πλέγμα μπορούμε να δημιουργούμε φόρμες για να εμφανίζουμε εκεί τα δεδομένα πινάκων και ερωτημάτων. Αυτό μας επιτρέπει να τακτοποιούμε τα πεδία στη φόρμα και να προσθέτουμε επεξηγηματικό κείμενο που θα μας βοηθάει να κατανοούμε τα περιεχόμενα της φόρμας. Μέσω μιας φόρμας μπορούμε επίσης να καταχωρούμε νέες εγγραφές σε ένα πίνακα.
ΕΝΟΤΗΤΕΣ ΦΟΡΜΑΣ
Μια φόρμα αποτελείται από διάφορες ενότητες:
Ενότητα λεπτομέρεια
Κάθε φόρμα πρέπει να περιέχει μία ενότητα ¨λεπτομερειών¨ η οποία να περιέχει πεδία της τρέχουσας επιλεγμένης εγγραφής του πίνακα ή του ερωτήματος στα οποία στηρίζεται η φόρμα.
Ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου φόρμας
Αυτές οι ενότητες είναι προαιρετικές, αλλά αν επιλεχθούν θα φαίνονται πάντα στο πάνω και κάτω μέρος της φόρμας ανεξάρτητα πόσο μεγάλη είναι η ενότητα λεπτομερειών. Έτσι μπορούμε να είμαστε σίγουροι ότι αν η φόρμα είναι μεγαλύτερη από την οθόνη στην οποία εμφανίζεται, τότε ορισμένες πληροφορίες θα φαίνονται πάντα. Αυτό είναι απαραίτητο όταν έχουμε επιλέξει να δημιουργήσουμε μία φόρμα που εμφανίζει πληροφορίες σε διάταξη πίνακα. Οι επικεφαλίδες στηλών πρέπει να φαίνονται πάντα, έτσι να τοποθετούνται στην κεφαλίδα της φόρμας.
ΚΑΛΤΣΑ ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΟΡΙΣΜΟΣ ΦΟΡΜΑΣ
Οι φόρμες είναι αντικείμενα βάσεων δεδομένων που διευκολύνουν την προβολή δεδομένων τα οποία έχουμε αποθηκεύσει σε πίνακες ή έχουμε ανακτήσει με ερωτήματα. Αντί να παρουσιάζουμε τα δεδομένα σε ένα πλέγμα μπορούμε να δημιουργούμε φόρμες για να εμφανίζουμε εκεί τα δεδομένα πινάκων και ερωτημάτων. Αυτό μας επιτρέπει να τακτοποιούμε τα πεδία στη φόρμα και να προσθέτουμε επεξηγηματικό κείμενο που θα μας βοηθάει να κατανοούμε τα περιεχόμενα της φόρμας. Μέσω μιας φόρμας μπορούμε επίσης να καταχωρούμε νέες εγγραφές σε ένα πίνακα.
ΕΝΟΤΗΤΕΣ ΦΟΡΜΑΣ
Μια φόρμα αποτελείται από διάφορες ενότητες:
Ενότητα λεπτομέρεια
Κάθε φόρμα πρέπει να περιέχει μία ενότητα ¨λεπτομερειών¨ η οποία να περιέχει πεδία της τρέχουσας επιλεγμένης εγγραφής του πίνακα ή του ερωτήματος στα οποία στηρίζεται η φόρμα.
Ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου φόρμας
Αυτές οι ενότητες είναι προαιρετικές, αλλά αν επιλεχθούν θα φαίνονται πάντα στο πάνω και κάτω μέρος της φόρμας ανεξάρτητα πόσο μεγάλη είναι η ενότητα λεπτομερειών. Έτσι μπορούμε να είμαστε σίγουροι ότι αν η φόρμα είναι μεγαλύτερη από την οθόνη στην οποία εμφανίζεται, τότε ορισμένες πληροφορίες θα φαίνονται πάντα. Αυτό είναι απαραίτητο όταν έχουμε επιλέξει να δημιουργήσουμε μία φόρμα που εμφανίζει πληροφορίες σε διάταξη πίνακα. Οι επικεφαλίδες στηλών πρέπει να φαίνονται πάντα, έτσι να τοποθετούνται στην κεφαλίδα της φόρμας.
ΜΑΡΙΑ ΙΑΤΡΟΥ
ΑπάντησηΔιαγραφήΦόρμα είναι ένα νέο αντικείμενο της βάσης δεδομένων που δημιουργείται ώστε να γίνεται εύκολη η εισαγωγή δεδομένων, η τροποποίηση και ο τυποποιημένος τρόπος εμφάνισης που αποτρέπει την είσοδο λαθών, δηλαδή ένας εύκολος τρόπος για την καταχώριση και την επεξεργασία των δεδομένων. Μια φόρμα είναι άμεσα συνδεδεμένη με έναν ή περισσότερους πίνακες και εμφανίζει συγκεντρωμένα τα στοιχεία που αφορούν την κάθε εγγραφή.
ΛΑΘΟΣ ΟΝΟΜΑΤΟΣ ΕΚ ΠΑΡΑΔΡΟΜΗΣ ΜΠΗΚΕ ΤΟΥ ΣΥΖΗΓΟΥ ΤΟ ΣΩΣΤΟ ΕΙΝΑΙ
ΑπάντησηΔιαγραφήΜΑΡΙΑ ΤΣΙΡΟΥ
Φόρμα είναι ένα νέο αντικείμενο της βάσης δεδομένων που δημιουργείται ώστε να γίνεται εύκολη η εισαγωγή δεδομένων, η τροποποίηση και ο τυποποιημένος τρόπος εμφάνισης που αποτρέπει την είσοδο λαθών, δηλαδή ένας εύκολος τρόπος για την καταχώριση και την επεξεργασία των δεδομένων. Μια φόρμα είναι άμεσα συνδεδεμένη με έναν ή περισσότερους πίνακες και εμφανίζει συγκεντρωμένα τα στοιχεία που αφορούν την κάθε εγγραφή.
ΚΑΤΣΙΦΑ ΑΛΕΞΑΝΔΡΑ
ΑπάντησηΔιαγραφήΟι φόρμες είναι ένας εύκολος τρόπος για την καταχώριση και την επεξεργασία των δεδομένων. Μια φόρμα είναι άμεσα συνδεδεμένη με έναν ή περισσότερους πίνακες και εμφανίζει συγκεντρωμένα τα στοιχεία που αφορούν την κάθε εγγραφή. Επίσης, οι φόρμες είναι το αντικείμενο το οποίο δημιουργεί ένα ηλεκτρονικό έντυπο μέσω του οποίου εισάγουμε δεδομένα σε ένα πίνακα μιας βάσης δεδομένων. Κάθε ετικέτα σε μια φόρμα αντιστοιχεί με ένα πεδίο στον αντίστοιχο πίνακα.
Δημιουργώντας φόρμες εξασφαλίζουμε ένα πιο ευχάριστο και εύχρηστο περιβάλλον εργασίας από τους πίνακες. Επίσης μέσω μιας φόρμας μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα σε περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα. Ακόμα επειδή μια φόρμα αναφέρεται σε μια εγγραφή κάθε φορά , είμαστε βέβαιοι ότι δουλεύουμε με τα πεδία της ίδιας εγγραφής του πίνακα. Οι φόρμες ορισμένες φορές αναφέρονται ως "οθόνες καταχώρησης δεδομένων". Είναι το περιβάλλον που χρησιμοποιείτε για να εργαστείτε με τα δεδομένα σας, και συχνά περιέχουν κουμπιά εντολών που εκτελούν διάφορες εντολές. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να χρησιμοποιήσετε φόρμες, απλά μέσω της επεξεργασίας των δεδομένων σας στα φύλλα δεδομένων του πίνακα. Ωστόσο, οι περισσότεροι χρήστες βάσεων δεδομένων προτιμούν να χρησιμοποιούν τις φόρμες για να προβάλλουν, να καταχωρήσουν και να επεξεργαστούν δεδομένα στους πίνακες.
Οι φόρμες παρέχουν μια εύχρηστη μορφή για την εργασία με δεδομένα, και μπορείτε επίσης να προσθέσετε σε αυτές λειτουργικά στοιχεία, όπως κουμπιά εντολών. Μπορείτε να προγραμματίσετε τα κουμπιά ώστε να προσδιορίζουν τα δεδομένα που θα εμφανίζονται στη φόρμα, να ανοίγουν άλλες φόρμες ή εκθέσεις ή να εκτελούν διάφορες άλλες εργασίες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια φόρμα με όνομα "Φόρμα πελάτη" την οποία χρησιμοποιείτε για να εργάζεστε με τα δεδομένα των πελατών. Η φόρμα πελάτη μπορεί να συνοδεύεται από ένα κουμπί το οποίο να ανοίγει μια φόρμα παραγγελίας όπου μπορείτε να προσθέσετε μια νέα παραγγελία για το συγκεκριμένο πελάτη.
Οι φόρμες σας επιτρέπουν επίσης να ελέγχετε τον τρόπο με τον οποίο άλλοι χρήστες αλληλεπιδρούν με τα δεδομένα στη βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα που να εμφανίζει μόνο ορισμένα πεδία και να επιτρέπει την εκτέλεση μόνο ορισμένων λειτουργιών. Εξασφαλίζεται με αυτόν τον τρόπο η προστασία των δεδομένων και η σωστή καταχώρησή τους.
ΔΗΜΗΤΡΗΣ ΣΕΪΤΗΣ
ΑπάντησηΔιαγραφήΠληροφορίες για προβολές φόρμας
Προβολή Συγκεντρωτικού Πίνακα και Προβολή Συγκεντρωτικού Γραφήματος
Μπορείτε να ανοίξετε μια φόρμα, η οποία είναι δεσμευμένη σε δεδομένα, σε Προβολή Συγκεντρωτικού Πίνακα ή Προβολή Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Σε αυτές τις προβολές, μπορείτε δυναμικά να αλλάξετε τη διάταξη της φόρμας, για να αναλύσετε τα δεδομένα με διάφορους τρόπους. Μπορείτε να αλλάζετε τη διάταξη των επικεφαλίδων των γραμμών, των επικεφαλίδων των στηλών και των φίλτρων των πεδίων, μέχρι να επιτύχετε την επιθυμητή διάταξη. Κάθε φορά που αλλάζετε διάταξη, η φόρμα υπολογίζει εκ νέου, αμέσως, τα δεδομένα, με βάση τη νέα διευθέτηση.
Σε Προβολή Συγκεντρωτικού Πίνακα, μπορείτε να προβάλετε λεπτομέρειες ή να συνοψίσετε δεδομένα, τακτοποιώντας τα πεδία στις περιοχές φίλτρου, γραμμών, στηλών και λεπτομερειών.
Σε Προβολή Συγκεντρωτικού Γραφήματος, μπορείτε να εμφανίσετε οπτικά τα δεδομένα, επιλέγοντας έναν τύπο γραφήματος και να προβάλετε δεδομένα τακτοποιώντας πεδία στις περιοχές φίλτρου, σειρών, κατηγοριών και δεδομένων.
ΚΑΛΟΓΗΡΟΥ ΒΙΒΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΦόρμες
Οι βάσεις δεδομένων δημιουργούνται για να χρησιμοποιούνται. Οι χρήστες θα θελήσουν να προσθέσουν και να εξετάσουν δεδομένα, γρήγορα και αποτελεσματικά. Τα δεδομένα πρέπει να είναι αξιόπιστα-και να ελέγχονται με αξιοπιστία. Βελτιώστε την αξία και την απόδοση της βάσης δεδομένων προσθέτοντας φόρμες που δημιουργούνται και προσαρμόζονται για την καταχώρηση και προβολή δεδομένων. Η Access παρέχει τα εργαλεία ώστε η εργασία με τις φόρμες να είναι πιο εύκολη και γρήγορη.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε φόρμες;
Θεωρήστε τις φόρμες ως παράθυρα μέσα από τα οποία οι χρήστες μπορούν να δουν και να αποκτήσουν πρόσβαση στη βάση δεδομένων σας. Οι φόρμες ακολουθούν τη λειτουργία. Δηλαδή, η σχεδίασή τους ταιριάζει με τις συνθήκες κάτω από τις οποίες οι χρήστες θα καταχωρήσουν ή θα προβάλουν τα δεδομένα. Μια αποτελεσματική φόρμα επιταχύνει τη χρήση της βάσης δεδομένων, επειδή δεν είναι ανάγκη οι χρήστες να ψάξουν για ό,τι χρειάζονται. Μια οπτικά ελκυστική φόρμα κάνει την εργασία με τη βάση δεδομένων πιο ευχάριστη και αποτελεσματική.
Οι φόρμες είναι πρακτικές καθώς μπορείτε να τις προσαρμόσετε εύκολα για διάφορες χρήσεις. Δημιουργήστε φόρμες για εργασίες όπως:
Σημείωση των βαθμών μαθητών
Παρακολούθηση της κίνησης αποθέματος
Καταχώρηση των ονομάτων νέων εργαζομένων
Εξέταση των στοιχείων παραγωγής ανά εβδομάδα
Ενημέρωση των διευθύνσεων πελατών
Δημιουργία εντολών πώλησης ή υποστήριξης
Άνοιγμα άλλων φορμών ή εκτύπωση εκθέσεων βάσης δεδομένων
Τα πλεονεκτήματα των φορμών: διαφάνεια και έλεγχος :
Όταν δημιουργείτε μια φόρμα, πρέπει να έχετε υπόψη μερικούς βασικούς κανόνες. Η φόρμα εξυπηρετεί το σκοπό της αν επιτύχει διαφάνεια και έλεγχο.
Οι βάσεις δεδομένων αποθηκεύουν δεδομένα σε πίνακες που είναι συχνά πολύ μεγάλοι. Αν και είναι δυνατή η καταχώρηση ή η απευθείας ανάγνωση των δεδομένων πίνακα, αυτή η διαδικασία μπορεί να είναι περίπλοκη. Όσο μεγαλύτερος είναι ο πίνακας, τόσο πιο δύσκολο είναι να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα βρίσκονται στο κατάλληλο πεδίο (στήλη) και εγγραφή (γραμμή).
Οι φόρμες βοηθούν τους χρήστες να επικεντρώνονται μόνο σε ό,τι χρειάζονται όταν καταχωρούν ή κάνουν προβολή δεδομένων. Σχεδιάστε τη φόρμα ώστε να είναι εύκολη η ανάγνωση και η κατανόηση της. Μπορείτε να συμπεριλάβετε ετικέτες για να περιγράψετε δεδομένα και οδηγίες για την εισαγωγή τους, ακριβώς δίπλα από κάθε περιοχή εργασίας.
Με τις φόρμες μπορείτε να επιλέξετε μόνο όσα πεδία του πίνακα θέλετε να προσέχουν οι χρήστες. Αυτή η επιλεξιμότητα σημαίνει επίσης ότι δεν είναι ανάγκη να αποκαλύψετε όλα τα δεδομένα στους χρήστες τους. Για παράδειγμα, ίσως δεν θέλετε οι χρήστες να εισάγουν ονόματα στον πίνακα εργαζομένων για να δουν το μισθό τους.
Πρόσθετοι τύποι φορμών :
Αν και χρησιμοποιούνται πιο συχνά για την καταχώρηση ή προβολή δεδομένων, οι φόρμες έχουν και μερικές άλλες πολύτιμες χρήσεις. Καθώς η φόρμα εξαρτάται από τη χρήση της, κάθε μία από αυτές τις χρήσεις έχει και τον δικό της τύπο φόρμας.
Πίνακες επιλογών
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα που εμφανίζεται ως πίνακας επιλογών όταν ο χρήστης ανοίξει μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων. Ο πίνακας επιλογών παρέχει έναν εύχρηστο και ελεγχόμενο τρόπο για να ανοίγετε φόρμες, εκθέσεις και άλλα αντικείμενα. Καθοδηγεί τους χρήστες στις ενέργειες που θέλετε να εκτελέσουν και ελέγχει τμήματα της βάσης δεδομένων στα οποία δεν θέλετε να παρέμβουν άλλοι χρήστες.
Μηνύματα
Στις φόρμες μπορεί να εμφανιστούν μηνύματα σχετικά με μια βάση δεδομένων. Μπορεί να παρέχει οδηγίες για τη χρήση της βάσης δεδομένων ή βοήθεια για την αντιμετώπιση προβλημάτων.
Δευτερεύουσες φόρμες
Μια δευτερεύουσα φόρμα μοιάζει σαν ενότητα άλλης φόρμας. Ενώ η μεγαλύτερη κύρια φόρμα συνδέεται με πίνακα, η δευτερεύουσα συνδέεται με διαφορετικό πίνακα. Ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει δεδομένα σε μία φόρμα και να κάνει προβολή των συσχετισμένων δεδομένων στην άλλη, χωρίς να γνωρίζει ότι είναι ξεχωριστά και ισοδύναμα.
ΜΙΧΑΕΛΛΑ ΑΝΘΟΥΣΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΗ ΔΟΜΗ ΜΙΑΣ ΦΟΡΜΑΣ ΣΤΗ MICROSOFT ACCESS
Η κάθε φόρμα που δημιουργείται μέσα από το περιβάλλον της Microsoft Ac-cess, χαρακτηρίζεται από μια συγκεκριμένη δομή, η οποία περιλαμβάνει ένα σύνολο από ενότητες (sections). Οι πιο σημαντικές από αυτές τις ενότητες, είναι η κεφαλίδα (form header) και το υποσέλιδο (form footer) μιας φόρμας, καθώς επίσης και το κεντρικό μέρος της φόρμας στο οποίο απεικονίζονται τα πεδία που περιλαμβάνονται σε αυτή.
Σε πλήρη αναλογία με το Microsoft Word, όπου η κεφαλίδα και το υποσέ-λιδο περιέχουν στοιχεία που παραμένουν τα ίδια σε όλες τις σελίδες του εγγράφου, η κεφαλίδα και το υποσέλιδο μιας φόρμας, περιέχουν πληροφορίες, οι οποίες πα-ραμένουν οι ίδιες για κάθε εγγραφή. Χαρακτηριστικό παράδειγμα πληροφορίας που περιλαμβάνεται στην κεφαλίδα της φόρμας, είναι ο τίτλος που τη χαρακτηρίζει, ενώ στο υποσέλιδο της φόρμας, μπορούμε να τοποθετήσουμε κουμπιά εντολών ή οδηγίες για τον τρόπο χρήσης της φόρμας. Τέλος στην κεντρική ενότητα της φόρμας που φέ-ρει τον τίτλο «Λεπτομέρειες» (Details), εμφανίζονται οι εγγραφές του πίνακα που έχει συσχετιστεί με την φόρμα που χρησιμοποιούμε.
Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες οι εγγραφές ενός πίνακα είναι πάρα πολλές και η εκτύπωσή τους θα επεκταθεί σε περισσότερες από μια σελίδες, μπορούμε να καθο-ρίσουμε κατά τη σχεδίαση της φόρμας ποιες πληροφορίες θα περιλαμβάνονται στην κεφαλίδα και στο υποσέλιδο της κάθε σελίδας. Για παράδειγμα, μια κεφαλίδα σελίδας, μπορεί να εμφανίζει πληροφορίες όπως τον τίτλο ή τις επικεφαλίδες στη-λών στην κορυφή της κάθε εκτυπωμένης σελίδας. Με εντελώς ανάλογο τρόπο, το υποσέλιδο μιας σελίδας, περιέχει στοιχεία όπως η ημερομηνία και η ώρα, ή ο αριθ-μός της κάθε σελίδας. Ας σημειωθεί πως οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα των σελί-δων εμφανίζονται μόνο στις εκτυπωμένες φόρμες ή κατά τη διαδικασία της προεπι-σκόπησης της εκτύπωσης για κάθε φόρμα.
ΜΙΧΑΕΛΛΑ ΑΝΘΟΥΣΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΗ ΔΟΜΗ ΜΙΑΣ ΦΟΡΜΑΣ ΣΤΗ MICROSOFT ACCESS
Η κάθε φόρμα που δημιουργείται μέσα από το περιβάλλον της Microsoft Ac-cess, χαρακτηρίζεται από μια συγκεκριμένη δομή, η οποία περιλαμβάνει ένα σύνολο από ενότητες (sections). Οι πιο σημαντικές από αυτές τις ενότητες, είναι η κεφαλίδα (form header) και το υποσέλιδο (form footer) μιας φόρμας, καθώς επίσης και το κεντρικό μέρος της φόρμας στο οποίο απεικονίζονται τα πεδία που περιλαμβάνονται σε αυτή.
Σε πλήρη αναλογία με το Microsoft Word, όπου η κεφαλίδα και το υποσέ-λιδο περιέχουν στοιχεία που παραμένουν τα ίδια σε όλες τις σελίδες του εγγράφου, η κεφαλίδα και το υποσέλιδο μιας φόρμας, περιέχουν πληροφορίες, οι οποίες πα-ραμένουν οι ίδιες για κάθε εγγραφή. Χαρακτηριστικό παράδειγμα πληροφορίας που περιλαμβάνεται στην κεφαλίδα της φόρμας, είναι ο τίτλος που τη χαρακτηρίζει, ενώ στο υποσέλιδο της φόρμας, μπορούμε να τοποθετήσουμε κουμπιά εντολών ή οδηγίες για τον τρόπο χρήσης της φόρμας. Τέλος στην κεντρική ενότητα της φόρμας που φέ-ρει τον τίτλο «Λεπτομέρειες» (Details), εμφανίζονται οι εγγραφές του πίνακα που έχει συσχετιστεί με την φόρμα που χρησιμοποιούμε.
Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες οι εγγραφές ενός πίνακα είναι πάρα πολλές και η εκτύπωσή τους θα επεκταθεί σε περισσότερες από μια σελίδες, μπορούμε να καθο-ρίσουμε κατά τη σχεδίαση της φόρμας ποιες πληροφορίες θα περιλαμβάνονται στην κεφαλίδα και στο υποσέλιδο της κάθε σελίδας. Για παράδειγμα, μια κεφαλίδα σελίδας, μπορεί να εμφανίζει πληροφορίες όπως τον τίτλο ή τις επικεφαλίδες στη-λών στην κορυφή της κάθε εκτυπωμένης σελίδας. Με εντελώς ανάλογο τρόπο, το υποσέλιδο μιας σελίδας, περιέχει στοιχεία όπως η ημερομηνία και η ώρα, ή ο αριθ-μός της κάθε σελίδας. Ας σημειωθεί πως οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα των σελί-δων εμφανίζονται μόνο στις εκτυπωμένες φόρμες ή κατά τη διαδικασία της προεπι-σκόπησης της εκτύπωσης για κάθε φόρμα.
ΘΕΟΔΩΡΑ ΚΟΥΚΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΟι Αυτόματες Φόρμες είναι καλύτερες στις περιπτώσεις όπου δεν χρειάζεται να κάνετε πολλές επιλογές. Αν η νέα φόρμα περιέχει όλα τα πεδία από πίνακα ή ερώτημα και δεν είναι ανάγκη να ελέγχετε εκτενώς την εμφάνιση της φόρμας, η Αυτόματη Φόρμα είναι ιδανική.
Σε αντίθεση με τον Οδηγό φορμών, η Αυτόματη Φόρμα δεν υποβάλλει ερωτήματα και δεν σας προσφέρει επιλογές. Η δημιουργία Αυτόματης Φόρμας γίνεται σε δύο βήματα. Επιλέξτε έναν τύπο Αυτόματης Φόρμας, επιλέξτε έναν πίνακα ή ερώτημα και η Access θα κάνει τα υπόλοιπα.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι Αυτόματης Φόρμας. Εδώ παρουσιάζονται δύο που πρέπει να γνωρίζετε απαραιτήτως. Η Αυτόματη Φόρμα: Στήλη εμφανίζει εγγραφές μία τη φορά και κάθε πεδίο εμφανίζεται σε ξεχωριστές γραμμές με ετικέτες. Η Αυτόματη Φόρμα: Πίνακας εμφανίζει εγγραφές ταυτόχρονα. Κάθε πεδίο εμφανίζεται για κάθε εγγραφή, με ετικέτες πεδίων στο επάνω μέρος της φόρμας.
Για να αρχίσετε την εργασία με μια Αυτόματη Φόρμα, κάντε κλικ στην επιλογή Φόρμες στην περιοχή Αντικείμενα από το παράθυρο "Βάση δεδομένων" και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία από τη γραμμή εργαλείων Βάση δεδομένων. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία φόρμας, κάντε κλικ σε μία από τις επιλογές Αυτόματης Φόρμας για να την επιλέξετε.
ΜΙΧΑΕΛΛΑ ΑΝΘΟΥΣΗ
ΑπάντησηΔιαγραφήΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΦΟΡΜΑΣ ΣΕ ΠΡΟΒΟΛΗ ΣΧΕΔΙΑΣΗΣ
Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες δεν επιθυμούμε να χρησιμοποιήσουμε το αυ-τοματοποιημένο πρόγραμμα δημιουργίας φορμών που μας παρέχει η Microsoft Ac-cess, μπορούμε να σχεδιάσουμε τη φόρμα με το χέρι, και να καθορίσουμε μόνοι μας τις ιδιότητές της, οι οποίες κυρίως αφορούν το είδος και τη διάταξη των πε-δίων πάνω στην επιφάνειά της, καθώς και την ενδεχόμενη συσχέτιση που υφί-σταται ανάμεσα στα πεδία της φόρμας και τα αντίστοιχα πεδία του πίνακα από τον οποίο η φόρμα παίρνει δεδομένα. Για να σχεδιάσουμε μια φόρμα με τον τρόπο αυτό, επιλέγουμε από το κεντρικό παράθυρο διαχείρισης της βάσης δεδομένων, την επιλογή «Φόρμες», και από εκεί, τη λειτουργία «Δημιουργία φόρμας σε προβολή σχεδίασης». Στην περίπτωση αυτή η Microsoft Access, θα μας εμφανίσει μια κενή φόρμα σε προβολή σχεδίασης, στην οποία μπορούμε να προσθέσουμε τα κατάλληλα σε κάθε περίπτωση πεδία, έτσι ώστε να ικανοποιήσουμε τις ανάγκες μας.
ΚΟΥΚΗ ΘΕΟΔΩΡΑ
ΑπάντησηΔιαγραφήΟι Αυτόματες Φόρμες είναι καλύτερες στις περιπτώσεις όπου δεν χρειάζεται να κάνετε πολλές επιλογές. Αν η νέα φόρμα περιέχει όλα τα πεδία από πίνακα ή ερώτημα και δεν είναι ανάγκη να ελέγχετε εκτενώς την εμφάνιση της φόρμας, η Αυτόματη Φόρμα είναι ιδανική.
Σε αντίθεση με τον Οδηγό φορμών, η Αυτόματη Φόρμα δεν υποβάλλει ερωτήματα και δεν σας προσφέρει επιλογές. Η δημιουργία Αυτόματης Φόρμας γίνεται σε δύο βήματα. Επιλέξτε έναν τύπο Αυτόματης Φόρμας, επιλέξτε έναν πίνακα ή ερώτημα και η Access θα κάνει τα υπόλοιπα.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι Αυτόματης Φόρμας. Εδώ παρουσιάζονται δύο που πρέπει να γνωρίζετε απαραιτήτως. Η Αυτόματη Φόρμα: Στήλη εμφανίζει εγγραφές μία τη φορά και κάθε πεδίο εμφανίζεται σε ξεχωριστές γραμμές με ετικέτες. Η Αυτόματη Φόρμα: Πίνακας εμφανίζει εγγραφές ταυτόχρονα. Κάθε πεδίο εμφανίζεται για κάθε εγγραφή, με ετικέτες πεδίων στο επάνω μέρος της φόρμας.
Για να αρχίσετε την εργασία με μια Αυτόματη Φόρμα, κάντε κλικ στην επιλογή Φόρμες στην περιοχή Αντικείμενα από το παράθυρο "Βάση δεδομένων" και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία από τη γραμμή εργαλείων Βάση δεδομένων. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία φόρμας, κάντε κλικ σε μία από τις επιλογές Αυτόματης Φόρμας για να την επιλέξετε.
Η Προβολή σχεδίασης είναι ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε μια φόρμα όταν θέλετε να έχετε πλήρη έλεγχο και ελευθερία. Στην Προβολή σχεδίασης, τα έχετε όλα στη διάθεσή σας.
Η πρόκληση είναι ότι δεν έχετε άλλη βοήθεια, δεν υπάρχουν οι προκαθορισμένες διατάξεις του Οδηγού φορμών ή της Αυτόματης Φόρμας. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε φόρμες με κάποια από αυτές τις μεθόδους και να αλλάξετε τα στοιχεία τους στην Προβολή σχεδίασης.
Για να εργαστείτε με μια φόρμα σε Προβολή σχεδίασης, επιλέξτε στοιχεία από την Εργαλειοθήκη. Αυτά τα στοιχεία, όπως είναι τα πλαίσια ελέγχου, οι εικόνες και οι ετικέτες, ονομάζονται στοιχεία ελέγχου. Μπορείτε να ρυθμίσετε τις ιδιότητές τους και να τις μορφοποιήσετε για να έχουν την εμφάνιση που θέλετε στη φόρμα. Για λεπτομέρειες, δείτε το μάθημα "Στοιχεία ελέγχου: Πάρτε τον έλεγχο στα χέρια σας."
Στην Προβολή σχεδίασης, μπορείτε να μετακινήσετε τα στοιχεία ελέγχου, όπως όταν αλλάζετε τη διάταξη εικόνων σε πίνακα. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να ομαδοποιήσετε τα πλαίσια κειμένου για διεύθυνση, πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικό κώδικα—αλλά σε δύο, τρεις ή τέσσερις γραμμές. Μπορείτε να τα δοκιμάσετε όλα και να επιλέξετε το καλύτερο.
Για να δείτε τη φόρμα όπως θα εμφανίζεται όταν κάποιος εργάζεται με αυτή, μπορείτε να την ανοίξετε σε Προβολή φόρμας και να αλλάζετε μεταξύ της Προβολής φόρμας και της Προβολής σχεδίασης μέχρι η φόρμα να πάρει τη μορφή που θέλετε.
Για να αρχίσετε την εργασία στην Προβολή σχεδίασης, κάντε κλικ στην επιλογή Φόρμες στην περιοχή Αντικείμενα από το παράθυρο "Βάση δεδομένων" και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία από τη γραμμή εργαλείων Βάση δεδομένων. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία φόρμας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης για επιλογή αυτής της μεθόδου.
ΑΝΔΡΕΑΚΗ ΔΕΣΠΟΙΝΑ
ΑπάντησηΔιαγραφήΕΙΣΑΓΩΓΗ ΓΙΑ ΦΟΡΜΕΣ Επειδή το άλφα και το ωμέγα μιας βάσης δεδομένων είναι πρακτικά τα στοιχεία που αυτή περιέχει, η σωστή και τακτική ενημέρωσή τους έχει πολύ μεγάλη σημασία. Η καταχώρηση των δεδομένων μπορεί να γίνει και μέσα από τους πίνακες της Access, αλλά είναι κρίμα να στερείστε τις αυξημένες δυνατότητες που σας δίνουν οι εξειδικευμένες φόρμες της εφαρμογής. Μία φόρμα είναι η οργανωμένη και μορφοποιημένη άποψη κάποιων ή όλων των πεδίων ενός ή περισσότερων πινάκων ή ερωτημάτων (queries). Μπορεί να είναι αυτόνομη ή να περιέχει υποφορμές, με τις οποίες συνδέεται μέσω των σχέσεων που ορίζετε στο παράθυρο των Relationships. Θα χρησιμοποιήσουμε το παράδειγμα ενός αρχείου Access για την οργάνωση μίας συλλογής βιβλίων. Μια φόρμα που περιέχει ένα φύλλο δεδομένων, εμφανίζει δεδομένα από διαφορετικές (αλλά συνήθως σχετιζόμενες) προελεύσεις δεδομένων. Για παράδειγμα, μια φόρμα ενδέχεται να εμφανίζει υπαλλήλους και ενδέχεται επίσης να διαθέτει ένα φύλλο δεδομένων, το οποίο να εμφανίζει τις εργασίες που έχουν αντιστοιχιστεί σε κάθε υπάλληλο. Το φύλλο δεδομένων έχει διαφορετικά δεδομένα προέλευσης σε σχέση με τη φόρμα που την περιέχει. Σε αντίθεση, μια φόρμα διαίρεσης έχει δύο ενότητες (μια φόρμα και ένα φύλλο δεδομένων), αλλά τα ίδια δεδομένα εμφανίζονται και στις δύο ενότητες. Οι δύο ενότητες παρακολουθούνται μεταξύ τους και παρέχουν δύο διαφορετικές προβολές των δεδομένων σας ταυτόχρονα.
Δημιουργία φόρμας χρησιμοποιώντας το εργαλείο "Φόρμα
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο "Φόρμα" για να δημιουργήσετε γρήγορα μια φόρμα ενός μόνο στοιχείου. Αυτός ο τύπος φόρμας εμφανίζει πληροφορίες για μία εγγραφή κάθε φορά, όπως φαίνεται στην εικόνα:
Η φόρμα εμφανίζει πληροφορίες μόνο για μία εγγραφή.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, η Access προσθέτει ένα δευτερεύον φύλλο εργασίας για να εμφανίσει σχετικές πληροφορίες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Αυτόματη δημιουργία δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων.
Όταν χρησιμοποιείτε το εργαλείο "Φόρμα", όλα τα πεδία της υποκείμενης προέλευσης δεδομένων τοποθετούνται στη φόρμα. Μπορείτε να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τη νέα φόρμα αμέσως ή μπορείτε να την τροποποιήσετε σε προβολή διάταξης ή σε προβολή σχεδίασης, ώστε να ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να δείτε στη φόρμα.
2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Φόρμες, κάντε κλικ στο στοιχείο Φόρμα.
Η Access δημιουργεί τη φόρμα και την εμφανίζει σε προβολή διάταξης. Στην προβολή διάταξης, μπορείτε να κάνετε αλλαγές σχεδίασης στη φόρμα ενώ εμφανίζονται δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος των πλαισίων κειμένου, ώστε να χωρούν τα δεδομένα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις προβολές φόρμας, ανατρέξτε στο άρθρο Ποια προβολή θα πρέπει να χρησιμοποιώ, την προβολή διάταξης ή την προβολή σχεδίασης;
3. Για να αρχίσετε να εργάζεστε με τη φόρμα, μεταβείτε σε προβολή φόρμας:
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογήΠροβολή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή φόρμας .
Η διαδικασία σχεδίασης
ΑπάντησηΔιαγραφήΗ διαδικασία σχεδίασης αποτελείται από τα ακόλουθα βήματα:
1) Καθορισμός του σκοπού που θα εξυπηρετεί η βάση δεδομένων σας
Αυτό το βήμα βοηθά στην προετοιμασία για τα υπόλοιπα βήματα.
2)Εύρεση και οργάνωση των απαιτούμενων πληροφοριών
Συγκεντρώστε όλους τους τύπους πληροφοριών που ίσως θέλετε να εγγράψετε στη βάση δεδομένων, όπως όνομα προϊόντος και πλήθος παραγγελιών.
3)Χωρισμός των πληροφοριών σε πίνακες
Χωρίστε τα στοιχεία πληροφοριών σε κύριες οντότητες ή θέματα, όπως "Προϊόντα" ή "Παραγγελίες". Κάθε θέμα γίνεται τότε πίνακας.
4)Μετατροπή των στοιχείων πληροφοριών σε στήλες
Αποφασίστε ποιες πληροφορίες θέλετε να αποθηκεύσετε σε κάθε πίνακα. Κάθε στοιχείο μετατρέπεται σε πεδίο και εμφανίζεται στον πίνακα ως στήλη. Για παράδειγμα, ο πίνακας "Υπάλληλοι" μπορεί να περιλαμβάνει πεδία όπως "Επώνυμο" και "Ημερομηνία πρόσληψης".
5)Καθορισμός πρωτευόντων κλειδιών
Επιλέξτε το πρωτεύον κλειδί κάθε πίνακα. Το πρωτεύον κλειδί είναι μια στήλη που χρησιμοποιείται για τον μοναδικό προσδιορισμό κάθε γραμμής. Για παράδειγμα, "Κωδικός προϊόντος" ή "Κωδικός παραγγελίας".
6)Δημιουργία σχέσεων πινάκων
Εξετάστε κάθε πίνακα και αποφασίστε με ποιον τρόπο τα δεδομένα ενός πίνακα σχετίζονται με τα δεδομένα των άλλων πινάκων. Προσθέστε πεδία σε πίνακες ή δημιουργήστε νέους πίνακες για να διευκρινίσετε τις απαιτούμενες σχέσεις.
7)Βελτίωση της σχεδίασης
Αναλύστε τη σχεδίαση για σφάλματα. Δημιουργήστε τους πίνακες και προσθέστε μερικές εγγραφές ως δείγμα δεδομένων. Εξετάστε εάν παίρνετε τα αποτελέσματα που θέλετε από τους πίνακες. Κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές στη σχεδίαση.
8)Εφαρμογή των κανόνων κανονικοποίησης
Εφαρμόστε τους κανόνες κανονικοποίησης δεδομένων, για να εξετάσετε εάν οι πίνακές σας είναι σωστά δομημένοι. Κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές στους πίνακες.
Η διαδικασία σχεδίασης
ΑπάντησηΔιαγραφήΗ διαδικασία σχεδίασης αποτελείται από τα ακόλουθα βήματα:
1) Καθορισμός του σκοπού που θα εξυπηρετεί η βάση δεδομένων σας
Αυτό το βήμα βοηθά στην προετοιμασία για τα υπόλοιπα βήματα.
2)Εύρεση και οργάνωση των απαιτούμενων πληροφοριών
Συγκεντρώστε όλους τους τύπους πληροφοριών που ίσως θέλετε να εγγράψετε στη βάση δεδομένων, όπως όνομα προϊόντος και πλήθος παραγγελιών.
3)Χωρισμός των πληροφοριών σε πίνακες
Χωρίστε τα στοιχεία πληροφοριών σε κύριες οντότητες ή θέματα, όπως "Προϊόντα" ή "Παραγγελίες". Κάθε θέμα γίνεται τότε πίνακας.
4)Μετατροπή των στοιχείων πληροφοριών σε στήλες
Αποφασίστε ποιες πληροφορίες θέλετε να αποθηκεύσετε σε κάθε πίνακα. Κάθε στοιχείο μετατρέπεται σε πεδίο και εμφανίζεται στον πίνακα ως στήλη. Για παράδειγμα, ο πίνακας "Υπάλληλοι" μπορεί να περιλαμβάνει πεδία όπως "Επώνυμο" και "Ημερομηνία πρόσληψης".
5)Καθορισμός πρωτευόντων κλειδιών
Επιλέξτε το πρωτεύον κλειδί κάθε πίνακα. Το πρωτεύον κλειδί είναι μια στήλη που χρησιμοποιείται για τον μοναδικό προσδιορισμό κάθε γραμμής. Για παράδειγμα, "Κωδικός προϊόντος" ή "Κωδικός παραγγελίας".
6)Δημιουργία σχέσεων πινάκων
Εξετάστε κάθε πίνακα και αποφασίστε με ποιον τρόπο τα δεδομένα ενός πίνακα σχετίζονται με τα δεδομένα των άλλων πινάκων. Προσθέστε πεδία σε πίνακες ή δημιουργήστε νέους πίνακες για να διευκρινίσετε τις απαιτούμενες σχέσεις.
7)Βελτίωση της σχεδίασης
Αναλύστε τη σχεδίαση για σφάλματα. Δημιουργήστε τους πίνακες και προσθέστε μερικές εγγραφές ως δείγμα δεδομένων. Εξετάστε εάν παίρνετε τα αποτελέσματα που θέλετε από τους πίνακες. Κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές στη σχεδίαση.
8)Εφαρμογή των κανόνων κανονικοποίησης
Εφαρμόστε τους κανόνες κανονικοποίησης δεδομένων, για να εξετάσετε εάν οι πίνακές σας είναι σωστά δομημένοι. Κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές στους πίνακες.
ΚΟΝΤΟΥ ΕΥΑΓΓΕΛΙΑ-ΝΕΑ ΕΡΓΑΣΙΑ
ΑπάντησηΔιαγραφήΟι φόρμες καταχώρισης είναι έντυπα που προορίζονται για συμπλήρωση από κάθε ενδιαφερόμενο, όπως π.χ. από τους πελάτες της επιχείρησής σας ή από κάποια μεγαλύτερη ομάδα αναφοράς. Μέσω της συμπλήρωσης τέτοιων εντύπων, οι επιχειρήσεις προσπαθούν να διακριβώσουν τις τάσεις, τα παράπονα, τις απόψεις κ.λπ. όσων απαντούν. Το Word σας προσφέρει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε φόρμες τόσο σε ηλεκτρονική όσο και σε έντυπη μορφή. Ο πιο απλός τρόπος να δημιουργήσετε φόρμες είναι να ενεργοποιήσετε την εργαλειοθήκη "Φόρμες" από το μενού "Προβολή" και να χρησιμοποιήσετε τα εικονίδια της εργαλειοθήκης. Οι πιο προχωρημένοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν ηλεκτρονικές φόρμες που στη συνέχεια μπορούν να τις τοποθετήσουν σε κάποια ιστοσελίδα ή να τις προωθήσουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στις ηλεκτρονικές φόρμες μπορούν να ενσωματωθούν μακροεντολές, αν λ.χ. ο χρήστης επιλέξει το πλαίσιο ελέγχου "παντρεμένος/η", να ενεργοποιούνται άλλα σχετικά πεδία όπως το "όνομα συζύγου" κ.λπ.
ΑΝΔΡΕΑΚΗ ΔΕΣΠΟΙΝΑ
ΑπάντησηΔιαγραφήΗ χρήση ενός "Οδηγού φορμών" είναι ο απλούστερος και ταχύτερος τρόπος για τη δημιουργία μιας φόρμας που συγκεντρώνει δεδομένα από περισσότερους από έναν πίνακες ή ερωτήματα. Όταν χρησιμοποιείτε έναν "Οδηγό φορμών" για να επιλέξετε πεδία από περισσότερους από έναν πίνακες ή ερωτήματα, η Access δημιουργεί μια απλή, μια ιεραρχική ή μια συγχρονισμένη φόρμα και εγγράφει μια πρόταση SQL, για να συνδέσει τη φόρμα με την προέλευση των εγγραφών της. Η πρόταση SQL περιλαμβάνει τις πληροφορίες σχετικά με τους πίνακες, τα ερωτήματα και τα πεδία που πρέπει να χρησιμοποιηθούν.
Απλή φόρμα
Η απλή φόρμα είναι μια φόρμα η οποία περιέχει στοιχεία ελέγχου που συνδέονται με διάφορους πίνακες και ερωτήματα. Παράδειγμα απλής φόρμας είναι μια φόρμα που εμφανίζει προϊόντα και προμηθευτές προϊόντων.
Τα δεδομένα αυτών των πεδίων προέρχονται από τον πίνακα "Προϊόντα".
Τα δεδομένα αυτών των πεδίων προέρχονται από τον πίνακα "Προμηθευτές".
Ιεραρχική φόρμα
Η ιεραρχική φόρμα είναι μια φόρμα η οποία έχει ενσωματωμένες μία ή περισσότερες άλλες φόρμες. Μια ενσωματωμένη φόρμα ονομάζεται δευτερεύουσα φόρμα. Οι δευτερεύουσες φόρμες είναι χρήσιμες σε περίπτωση που θέλετε να παρουσιάσετε δεδομένα από πίνακες που έχουν μια σχέση "ένα προς πολλά". Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε μια φόρμα "Κατηγορίες" που να περιλαμβάνει δεδομένα από έναν πίνακα "Κατηγορίες" και έναν πίνακα "Προϊόντα".
Τα δεδομένα σε αυτά τα πεδία προέρχονται από τον πίνακα "Προϊόντα", που αποτελεί το μέρος "ένα" της σχέσης "ένα προς πολλά".
Τα δεδομένα σε αυτά τα πεδία προέρχονται από τον πίνακα "Προϊόντα", που αποτελεί το μέρος "πολλά" της σχέσης "ένα προς πολλά".
Εκθέσεις
ΑπάντησηΔιαγραφήΟι εκθέσεις χρησιμοποιούνται για τη σύνοψη και την παρουσίαση των δεδομένων στους πίνακες. Μια έκθεση συνήθως απαντά σε μια συγκεκριμένη ερώτηση, όπως "Πόσα χρήματα λάβαμε από κάθε πελάτη φέτος;" ή "Σε ποιες πόλεις βρίσκονται οι πελάτες μας;" Κάθε έκθεση μπορεί να μορφοποιηθεί ώστε να παρουσιάζει τις πληροφορίες με τον καλύτερο δυνατό τρόπο σε ότι αφορά την ανάγνωσή τους.
Μπορούμε να εκτελέσουμε μια έκθεση ανά πάσα στιγμή, ενέργεια που έχει πάντα ως αποτέλεσμα την απεικόνιση των τρεχόντων δεδομένων στη βάση δεδομένων. Οι εκθέσεις μορφοποιούνται συνήθως για εκτύπωση, αλλά η προβολή τους είναι επίσης δυνατή στην οθόνη, και μπορούμε ακόμα να κάνουμε εξαγωγή των εκθέσεων σε κάποιο άλλο πρόγραμμα, ή να τις αποστείλουμε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μπορούμε να δημιουργήσουμε πολλές διαφορετικές εκθέσεις στην Office Access , από την πιο απλή μέχρι την πιο περίπλοκη. Ξεκινάμε σκεπτόμενοι την προέλευση εγγραφών της έκθεσης. Είτε η έκθεση είναι μια απλή λίστα εγγραφών ή μια ομαδοποιημένη σύνοψη πωλήσεων κατά περιοχή, πρέπει πρώτα να προσδιορίσουμε ποια πεδία περιέχουν τα δεδομένα που θέλουμε να εμφανίζονται στην έκθεση, και σε ποιους πίνακες ή ερωτήματα βρίσκονται.
Εφόσον έχουμε επιλέξει την προέλευση εγγραφών, είναι συνήθως πιο εύκολο να δημιουργήσουμε την έκθεση με χρήση του "Οδηγού δημιουργίας έκθεσης". Ο "Οδηγός δημιουργίας έκθεσης" είναι μια δυνατότητα της Access που μας καθοδηγεί μέσω μιας σειράς ερωτήσεων και στη συνέχεια δημιουργεί μια έκθεση με βάση τις απαντήσεις μας.